Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 года № 03-03-06/4/67 Минфин разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов.

В Письме от 30 января 2013 года № 03-03-06/2/12 Минфин сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ и сделать эту бумагу приложением к учетной политике.

Документальное подтверждение

Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.

Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.Напомню, что в соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете» компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.

Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.

Повышенный размер

К сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем, это разрешает делать распоряжение Минтранса России № АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:

Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.

Если же объемы расхода ГСМ в распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина от 14 января 2009 года № 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина от 22 июня 2010 года № 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки «ВАЗ-217030», на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.

В налоговом учете

Компания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно, или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.

И в бухгалтерском

В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

6018 руб. – выданы денежные средства через кассу подотчетному лицу.

– 5100 руб. – принято к учету топливо.

– 918 руб. – отражен НДС.

– 918 руб. – НДС принят к вычету.

При этом средства будут выдаваться под отчет на основании авансового отчета.

Возьмем для примера уже используемую в выше сумму и представим, что топливо оплачивается по безналичному расчету, тогда в бухгалтерском учете будут осуществляться следующие проводки:

– 6018 руб. – оплачены ГСМ через расчетный счет.

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются «Расходы на продажу», в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 «Общехозяйственные расходы» учитываются траты на использование ТС для персонала, например, если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 «Основное производство» учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например, в такси.Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.

Екатерина Шестакова, эксперт журнала "Расчет"

Одна из основных статей расходов в транспортных компаниях, имеющих на балансе автотранспорт, строительные машины, механизмы, - это затраты на ГСМ, аккумуляторы, автомобильные шины, ремонт и дорогостоящие запасные части 1 . Поэтому грамотно организованный учет и контроль за движением таких материально-производственных запасов имеет огромное значение и прежде всего для собственников. Проверяющим органам также будет интересно, насколько обоснованы затраты налогоплательщика и связаны ли они с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Горюче-смазочные материалы - это нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) и смазочных материалов (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях, утвержденные Минсельхозом России от 16.05.2005).

Производимые в РФ автомобильные бензины должны соответствовать установленным для них требованиям ГОСТов и ТУ. В настоящее время производятся следующие виды бензина: А-72, А-76, А-92, А-80, А-96, АИ-91, АИ-93, АИ-95, АИ-98. По октановому числу (АИ), определенному исследовательским методом, определяются марки бензинов.

Смазочные материалы в зависимости от типа их дисперсионной среды делятся на смазки на нефтяных и синтетических маслах. Существует огромное разнообразие видов и типов смазок: антифрикционные, консервационные, уплотнительные, канатные, многоцелевые смазки, узкоспециализированные (отраслевые) смазки и т.п.

Расходы на ГСМ могут быть учтены как в бухгалтерском, так и в налоговом учете на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (подробнее об этом читайте на с. 82).

Подтверждающие документы

Документами, подтверждающими расходование ГСМ автомобильным транспортом и спецтехникой, являются путевые листы автомобилей, маршрутные листы специальной техники, путевые листы строительных машин, рапорта о работе специальной техники, системы контроля пробега и т.п.

Как уже было сказано, с 1 января 2013 г. в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорт» (далее - постановление № 78).

Постановлением № 78 утверждены следующие формы документов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом:

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

Путевой лист легкового такси (форма № 4);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С);

Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);

Путевой лист автобуса (форма № 6);

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец));

Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);

Рапорт о работе башенного крана (форма № ЭСМ-1);

Путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2);

Рапорт о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-3);

Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-4);

Карта учета работы строительной машины (механизма) (форма № ЭСМ-5);

Журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма № ЭСМ-6);

Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма № ЭСМ-7);

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.11.2008 № 152 (далее - приказ Минтранса России № 152). Путевой лист с заполненными обязательными реквизитами является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 приказа Минтранса России № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Важно!

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить его необходимо 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Итак, для учета ГСМ предназначен счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Пересчет единиц измерения

Единицей измерения топлива на предприятиях, как правило, является литр, однако поставщики могут выставлять отгрузочные документы и в тоннах (килограммах). Для того чтобы перевести единицы измерения из одной в другую, необходимо использовать справочные данные о плотности топлива, которая измеряется в кг/куб. м. Соотношение плотности и марок топлива см. в табл.

Соотношение плотности и марок топлива (таблица)

Марка бензина

Плотность, кг/куб. м

Нормаль­80

Регуляр­91

Премиум­95

В организациях, эксплуатирующих автотранспорт (спецтехнику), целесообразно издать приказ, разработанный на основании технических норм, справочников, инструкций с определением коэффициентов и порядка перевода из одной единицы измерения в другую по основным используемым номенклатурам материалов. Например, из литров в килограммы (в соответствии с Инструкцией по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84, утвержденной Минавтотрансом РСФСР 27.07.84, которая утратила силу, однако рекомендации могут использоваться в работе, письмо ФНС России от 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «О порядке пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в весовые», постановление ФАС СЗО в постановлениях от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Примерная форма акта перевода единиц измерения приведена на с. 37 .

Если ГСМ поступают в одной единице измерения, а отпускаются в другой, их оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. Об этом сказано в п. 50 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ). Это необходимо и в части, касающейся принятия НДС по поступившим материально-производственным запасам к вычету, хотя суды на этом не настаивают (постановления ФАС Северо-Западного округа от 06.11.2009 № А05-4544/2007, от 03.10.2007 № А05-3685/2007).

Пересчет единиц измерения влечет также и пересчет учетной цены за единицу материала. В связи с этим двойные записи (сначала по документам поставщика, а затем в скобках в единицах, принятых в организации) должны появиться в тех графах приходного ордера и в карточке учета материалов с приложением справки о пересчете, в которой приводятся исходные данные и пошаговые расчеты, при этом вначале записывается количество бензина в единице измерения согласно документам поставщика, а рядом в скобках - количество материала в единице измерения, принятой в организации (например, 600 кг (805,37 л)).

Способ оплаты ГСМ

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

За наличный расчет ГСМ приобретаются работниками организации и расчеты ведутся с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки горюче-смазочных материалов представляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 № 55. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

При получении ГСМ безналичным способом путем использования топливных карт (Oil Cards) или талонов, порядок их получения, хранения, выдачи, а также материально ответственное лицо целесообразно определить приказом руководителя. Кроме того, ГСМ может приобретаться с помощью корпоративной пластиковой банковской карты. Одно из преимуществ расчетов за ГСМ с помощью банковской карты является отсутствие лимитированного количества заправочных станций, которое присутствует у поставщиков ГСМ, предлагающих топливные карты или талоны. Для подтверждения факта приобретения горюче-смазочных материалов посредством пластиковой банковской карты подотчетное лицо должно представить документ, подтверждающий оплату (слип платежного терминала); чек контрольно-кассового аппарата (или квитанцию). Для учета средств на пластиковой банковской карте открывается счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 4 «Банковские карты». Сами карты учитываются на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» по номинальной стоимости.

Талоны на право получения топлива

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором лицом, определенным приказом руководителя организации, в строке «Выдать» должно быть указано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде. Водитель расписывается в ведомости учета выдачи талонов, открытой на каждую марку топлива, за полученные талоны. Неиспользованные талоны по окончании работы сдаются материально ответственному лицу, которое делает соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

Существуют следующие виды талонов на ГСМ:

Талоны с количественным выражением, в которых указаны марка и количество топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров»);

Талоны с количественно-стоимостным выражением, в которых зафиксировано определенное количество топлива и его цена на момент предварительной оплаты талонов (например, «50 литров, 33 рубля за 1 литр»);

Талоны со стоимостным выражением, в которых указаны марка, количество и стоимость топлива (например, «Бензин АИ-95, 50 литров, 36 рублей за 1 литр»).

Учитываются талоны либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин», либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

Топливные карты

Топливные карты содержат информацию об объеме приобретенного неиспользованного топлива на текущий момент и позволяют ее держателю заправить бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного договором.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный, недельный или месячный лимит количества литров, то есть по этой карте держатель может заправить автомобиль топливом, общее количество которого за сутки или за период времени не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущий период времени. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму полученных литров. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных или других временных ограничений, то есть организация может одноразово слить все топливо с карты.

Топливные карты дают возможность оперативного контроля расхода топлива и иных горюче-смазочных материалов по видам как в натуральном, так и в стоимостном выражении с возможностью установки ежедневного (еженедельного) лимита потребления топлива каждым держателем топливной карты исходя из норм расходования горюче-смазочных материалов на каждый автомобиль. Учитываются топливные карты также либо на счете 10, субсчете 31 «Талоны на бензин» либо на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в аналитике по маркам горюче-смазочных материалов и по материально ответственным лицам, либо как денежные документы на счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы».

При получении топливных карт или талонов от поставщика необходимо оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России № 71а, или иной первичный документ, утвержденный в организации), в котором указать марку бензина, серию и номера полученных топливных карт, талонов, их номинал в литрах.

Ежемесячно поставщик топлива представляет товарную накладную формы № ТОРГ-12, счет-фактуру, отчет об операциях по топливным картам (или талонам).

Контроль за движением ГСМ

Для контроля за движением ГСМ в компании целесообразно определить приказом руководителя ответственных лиц за составление отчетов, сроки предоставления таких отчетов в бухгалтерию, состав комиссии, форму отчета, другие нюансы. Образцы приказа по списанию ГСМ и отчета по списанию ГСМ приведены на с. и .

Если ГСМ поставляется в места приемки, организованные самой организацией, после доставки закупленных ГСМ материально ответственное лицо должно проверить соответствие поступивших ГСМ по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя, обеспечить полный слив ГСМ, своевременно оприходовать поступившие материально-производственные запасы.

Хранение ГСМ должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов.

Места хранения ГСМ должны быть откалиброваны и оборудованы поверенными измерительными приборами, инструментом, средствами измерения, специальной оснасткой и т.п. Также они должны отвечать требованиям противопожарной безопасности.

Учет ГСМ

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения, либо по учетным ценам (в зависимости от установленного в учетной политике метода).

Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, является сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ) (п. 6 ПБУ 5/01).

К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

Затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию;

Иные расходы, непосредственно связанные с приобретением МПЗ.

Если же аналитический учет МПЗ ведется по планово-учетным ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а отклонения (разница между стоимостью ценностей, исчисленной по учетным ценам, и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В качестве учетных цен могут быть использованы:

Договорные цены;

Фактическая себестоимость ГСМ, исчисленная за предыдущий период (предыдущий месяц или предыдущий отчетный год);

Планово-учетные цены (внутренние), разработанные и утвержденные на предприятии на основании фактической себестоимости;

Средняя цена по группе МПЗ.

Бухгалтерские записи при поступлении ГСМ будут следующие:

Дебет 10.3 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Поступили ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости поступивших ГСМ.

При учете ГСМ по учетным (плановым) ценам в соответствии с п. 80 Методических указаний по учету МПЗ, их покупная стоимость, а также иные затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60, 20, 23, 71, 76 (Инструкция по применению Плана счетов).

Учетные (плановые) цены - это цены, которые остаются неизменными в течение определенного временного периода (года, квартала, а в случае существенных для организации отклонениях от рыночных цен - и чаще) до момента их пересмотра экономическими службами организации.

В случае если учетными (плановыми) признаются договорные цены, другие расходы, включаемые в фактическую себестоимость материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Также к транспортно-заготовительным расходам относят разницы:

Возникающие между фактической себестоимостью материалов, сформированной в текущем месяце, и их учетной (плановой) ценой (при использовании фактической себестоимости материалов в качестве учетной (плановой) цены);

Между договорными ценами и планово-расчетными (при использовании планово-расчетных цен в качестве учетных (плановых) цен);

Возникающие между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы (при использовании средней цены группы в качестве учетной (плановой) цены).

Записью Дебет 10 Кредит 15 отражается принятие к учету материалов, фактически поступивших в организацию, а разница между фактической себестоимостью сырья и его стоимостью в учетных (плановых) ценах отражается в корреспонденции счетов 15 и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (Дебет 15 (16) Кредит 16 (15)). Остаток же по счету 15 на конец месяца показывает наличие материалов в пути.

Таким образом, все затраты, формирующие фактическую себестоимость МПЗ, отражаются по дебету счета 15 и при поступлении МПЗ в организацию они принимаются к учету на счет 10 по учетным (плановым) ценам.

Рассмотрим порядок отражения поступления горюче-смазочных материалов по учетным (плановым) ценам на примере.

Пример 1

ПАО «Альфа» в соответствии с учетной политикой имеет утвержденную калькуляцию (плановые цены) на бензин А-92 в размере 30 руб. (без НДС) за 1 литр. В августе 2015 г. компания приобрела 5000 л по цене 31 руб. (без НДС) и использовала его для заправки автомобильного транспорта и специальной техники. Услуги по доставке материала составили 17 700 руб. (в том числе НДС 18%).

В бухгалтерском учете организации в августе 2015 г. необходимо сделать следующие записи:

Дебет 15 Кредит 60

155 00 руб. - приняты к учету поступившие ГСМ на основании расчетных документов поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

27 900 руб. - учтен НДС от приобретения ГСМ;

Дебет 15 Кредит 60

15 000 руб. - включены в фактическую стоимость ГСМ расходы по доставке;

Дебет 19 Кредит 60

2 700 руб. - учтен НДС по услугам на доставку;

Дебет 10 Кредит 15

150 000 руб. - приняты к учету ГСМ по учетным ценам (5000 л ±± 30 руб.);

Дебет 68.НДС Кредит 19

30 600 руб. - принят к вычету НДС по приобретенным ГСМ и услугам по доставке;

Дебет 16 Кредит 15

20 000 руб. - отражено превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой ((155 000 + 15 000 – 150 000) руб.);

20 000 руб. - списано превышение фактической себестоимости ГСМ над учетной ценой.

В обратной ситуации (то есть когда имеет место превышение плановой стоимости над фактической), необходимо отразить сторно такой же корреспонденции счетов.

Если в текущем периоде списан не весь объем закупленных ГСМ, необходимо сумму остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений за месяц разделить на сумму остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости и умножить его на 100. Это значение необходимо использовать при списании отклонения учетной стоимости израсходованных материалов (п. 87 Методических указаний по учету МПЗ). Если величина отклонений не превышает 10% учетной стоимости материалов или если их удельный вес (в процентах к договорной (учетной) стоимости) не превышает 5%, сумма отклонений может сразу списываться на счета учета затрат (п. 88 Методических указаний по учету МПЗ).

Пример 2

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Добавим условие о том, что на начало отчетного периода остаток по счету 10.3 по учетным (плановым) ценам составлял 800 000 руб., а списано в отчетном периоде 1 200 000 руб. Поступило МПЗ на 1 700 000 руб. (без учета НДС 18%). Остаток отклонений по дебету счета 16 на начало отчетного периода составляет 26 000 руб.

Определим долю стоимости ГСМ, отпущенных в производство в отчетном периоде (расчеты по НДС опускаем для упрощения примера):

х 100 % = 48%.

Дебет 15 Кредит 60

1 700 000 руб. - определена фактическая себестоимость МПЗ;

Дебет 10 Кредит 15

1 500 000 руб. - оприходованы материалы по учетным (плановым) ценам;

Дебет 16 Кредит 15

200 000 руб. - отражено отклонение в стоимости материально-производственных запасов, приобретенных в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10

1 200 000 руб. - списано материально-производственных запасов в отчетном периоде;

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16

108 480 руб. - списано отклонение в отчетном периоде ((26 000 ++ 200 000) х 48 %).

Остаток МПЗ по учетным (плановым) ценам по счету 10 составит 1 700 000 + 800 000 – 1 200 000 = 1 300 000 руб., а остаток по дебету счета 16 составит 26 000 + 200 000 – 108 480 руб. == 117 520 руб.

Учет ГСМ, полученных иным способом

Рассмотрим, как определяется себестоимость ГСМ, полученных иным способом.

ГСМ получены в качестве вклада в уставный капитал

Себестоимость ГСМ, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 8 ПБУ 5/01, абз. 3 п. 16 Методических указаний по учету МПЗ, подп. 2 п. 1 ст. 277 НК РФ).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал акционерного общества, для определения рыночной стоимости передаваемых активов привлекается независимый оценщик. Величина денежной оценки МПЗ, произведенной учредителями акционерного общества и советом директоров, не может быть выше величины оценки, произведенной независимым оценщиком (абз. 3 п. 3 ст. 34 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», письмо Минэкономразвития России от 19.05.2011 № Д06-2569).

Если ГСМ вносятся в счет вклада в уставный капитал общества с ограниченной ответственностью, денежная оценка внесенных в уставный капитал МПЗ утверждается единогласным решением общего собрания участников ООО. Если номинальная стоимость доли участника, вносящего МПЗ, составляет более чем 20 000 руб., также привлекается независимый оценщик (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В фактическую себестоимость ГСМ, переданных в счет вклада в уставный (складочный) капитал, включаются также фактические затраты организации на доставку МПЗ и приведение их в состояние, пригодное для использования в запланированных целях (п. 11 ПБУ 5/01, постановление ФАС Уральского округа от 25.01.2005 № Ф09-5987/04-АК по делу № А07-19734/04).

Бухгалтерские записи по отражению внесения ГСМ в счет вклада в уставный капитал будут следующими:

Дебет 75.1 «Расчеты с учредителями», «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» Кредит 80 «Уставный капитал»

Отражена задолженность учредителей по формированию уставного капитала;

Дебет 10 Кредит 75.1

Отражено поступление ГСМ в денежной оценке, согласованной учредителями организации;

Дебет 10 Кредит 60, 76

Отражены транспортные расходы, расходы по оплате услуг посреднической организации, другие, включаемые в стоимость ГСМ (если они не являются частью вклада в уставный капитал).

Документами, которыми может быть оформлена передача ГСМ в уставный капитал, могут выступать следующие первичные учетные документы:

Товарные накладные формы № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;

Накладные на отпуск материалов на сторону формы № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а;

Акты приема-передачи, иные документы.

Документы, которыми оформляется передача имущества в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ и в которых указаны суммы восстановленного НДС, подлежат регистрации в книге покупок принимающей организации (п. 14 разд. II Приложения № 4 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

В бухгалтерском учете принимающей организации сумма восстановленного НДС отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 83 «Добавочный капитал»

Отражена сумма НДС по ГСМ, внесенным в качестве вклада в уставный капитал (письма Минфина России от 30.10.2006 № 07-05-06/262, УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 № 19-11/063175).

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19

Приняты к вычету суммы налога, восстановленного передающей стороной, после принятия имущества на учет (п. 11 ст. 171, п. 1, 8 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2011 № 03-07-11/317).

ГСМ получены безвозмездно

Фактическая себестоимость ГСМ, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Рыночная стоимость ГСМ на дату принятия их к бухгалтерскому учету может быть определена на основании информации о текущих рыночных ценах или с помощью специалистов (организаций), занимающихся такого рода деятельностью.

Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 9 ПБУ 5/01, абз. 2 п. 16 Методических указаний № 119н, п. 23 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»). Помимо текущей рыночной стоимости фактическую себестоимость указанных МПЗ формируют также фактические расходы организации на доставку запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 11 ПБУ 5/01).

При оприходовании ГСМ оформляется запись (операции по учету НДС для упрощения опускаются):

Дебет 10.3 Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

При списании фактически израсходованного топлива делаются проводки:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10.3

и Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»

Учтены доходы будущих периодов в составе прочих доходов по мере отпуска топлива в производство.

ГСМ, полученные по неденежым договорам

Фактической себестоимостью ГСМ, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов. При невозможности установить стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, стоимость ГСМ, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные МПЗ (п. 10 ПБУ 5/01, п. 17 Методических указаний по учету МПЗ). Транспортные и другие расходы, связанные с обменом, также могут быть включены в стоимость полученных запасов.

Бухгалтерские записи по зачету взаимных обязательств по договору мены будут:

Дебет 10.1 Кредит 60

Приобретены, например, строительные материалы у поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

Отражен НДС со стоимости покупки;

Дебет 68 Кредит 19

НДС со стоимости покупки принят к вычету;

Дебет 62 Кредит 90.1

Отражены выручка от реализации ГСМ покупателю;

Дебет 90.2 Кредит 10.3

Списана стоимость ГСМ при продаже;

Дебет 90.2 Кредит 68

Начислен НДС со стоимости реализации;

Дебет 60 Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Осуществлен зачет взаимных обязательств.

Фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

При списании ГСМ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

По себестоимости каждой единицы;

По средней себестоимости;

По себестоимости первых по времени приобретения МПЗ(способ ФИФО).

По каждой группе (виду) МПЗ в течение отчетного периода может применяться только один способ оценки.

Списание ГСМ

Списание ГСМ осуществляется в зависимости от особенностей организации учета одним из следующих способов:

В дебет счета 20 «Основное производство» (предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция, работы или услуги которые явились целью создания данной организации);

В дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (предназначен для обобщения информации о затратах производств, которые являются вспомогательными (подсобными, обеспечивающими) для основного производства организации)

В дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации

В дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», который предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом.

Кроме того, списание ГСМ может быть отражено по дебету счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (предназначен для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами, состоящими на балансе организации, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации) или счета 44 «Расходы на продажу», который предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг.

Если ГСМ были проданы, они списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

При выбытии ГСМ в случае чрезвычайных обстоятельств, списание отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (п. 13 ПБУ 10/99).

Обратите внимание: чтобы признать в налоговом учете убытки от чрезвычайных обстоятельств, например от пожара, необходимо документально подтвердить данный факт, отсутствие вины налогоплательщика и соблюдение им правил противопожарной безопасности (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Важно!

В процессе хранения ГСМ на складе предприятия, особенно когда их объем большой, возникает естественная убыль вследствие физических процессов, таких как испарение.

Выявление и списание естественной убыли осуществляются на основании данных проведенной на предприятии инвентаризации. Списание ГСМ в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается.

Нормы естественной убыли применяются в размерах и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей», в соответствии с которым они и утверждены (в части ГСМ) приказом Минэнерго России от 13.08.2009 № 364 «Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении». Данные Нормы зависят от вида ГСМ и от климатической группы, определяемой на основании данного приказа.

1 Об особенностях учета аккумуляторов, автомобильных шин, а также расходов на ремонт и дорогостоящие запасные части читайте в следующих номерах журнала.

Приобретение бензина и дизельного топлива на АЗС возможно как по наличному или безналичному расчету, так и по топливной карте. Топливная карта – это пластиковая карта с вшитым в нее микропроцессором. Этот микропроцессор, или чип, хранит информацию о лимите средств, выделенных на приобретение ГСМ и сопутствующих услуг на автозаправочных комплексах. Кроме того, в чип записываются данные об ассортименте ГСМ той или иной топливной компании и данные об услугах, которые эта компания оказывает.

В программе 1С Бухгалтерия 8 есть возможность учитывать приобретение ГСМ по топливным картам. В частности, можно привести такой пример. Некая фирма, владеющая автомобилем, заключает договор с топливной компанией, осуществляющей поставки ГСМ. Договор был заключен с выдачей топливной карты, посредством которой будут производиться расчеты. Список операций по данной карте, равно как и путевой лист водителя автомобиля, учитываются организацией – соответственно, должна учитываться и стоимость топлива, приобретенного по данной карте. На сегодняшний день налог на прибыль не учитывает расходы на приобретение ГСМ. Расход по факту соответствует нормам, устанавливаемым для данной конкретной компании приказом ее генерального директора. Информация о том, каким образом сведения о покупке ГСМ по топливной карте могут быть отражены в продукте 1С Бухгалтерия 8, приведены в материале из Справочника хозяйственных операций.

Перечисление поставщику оплаты за ГСМ и топливные карты

Составление платежного поручения на оплату ГСМ и топливной карты проводится следующим образом (см. рис. 1 и рис.2):

  1. Следует зайти в меню «Банк и касса» и перейти в раздел «Платежные поручения».
  2. Нажатие на «Создать» приведет к формированию нового платежного поручения.
  3. Вид операции следует выбрать «Оплата поставщику».
  4. Далее заполняются следующие пункты, как указано на рисунке.
  5. Галочка в пункте «Оплачено» должна быть установлена.
  6. Далее следует провести документ.



Для того чтобы учесть оплату поставщику ГСМ, необходимо выполнить следующие действия (см. рис.3):

  1. Зайти в меню «Банк и касса» и выбрать пункт «Банковские выписки».
  2. Открыть документ, подтверждающий списание, и установить галочку в пункте «Подтверждено банковской выпиской».


Результат показан на рис.4.


Учет расходов на топливные карты

С этой целью формируется документ «Поступление». Порядок действий (см. рис.5):

  1. Зайти в меню «Покупки» и выбрать пункт «Поступление».
  2. Выбрать операцию «Услуги».
  3. Заполнить поля «Акт» и «От», указав дату и порядковый номер документа поступления.
  4. Заполнить информацию о контрагенте и информацию о договоре с ним.
  5. Записать результат, нажав на соответствующую кнопку.


Работа с таблицами в документе «Поступление» (см. рис.6):

  1. Нажать «Добавить».
  2. Заполнить форму «Счета учета» (см. рис.6).
  3. Провести документ.


Результаты показаны на рис.7.


Для того чтобы выполнить команду «Принять НДС к вычету» следует сформировать новый счет-фактуру. Важно учесть, что перед выполнением этой операции требуется провести «Поступление».

Порядок формирования счета-фактуры (см. рис.8):

  1. Заполнить поле «Получен», указав дату получения документа покупателем.
  2. Указать документ-основание.
  3. Выбрать подходящий способ получения и записать документ.


Результат выполнения вышеописанных действий отражен на рис. 9.


С целью сохранения данных о топливных картах можно организовать учет этих карт на счете 006.

Для того чтобы принять топливную карту к забалансовому учету по данному счету следует сформировать документ «Операция». Выполняется это в следующем порядке (см. рис.10):

  1. Зайти в меню «Операции» и выбрать пункт «Операции, вводимые вручную».
  2. Нажать «Создать» и «Добавить» для формирования новой проводки.
  3. Выбрать счет 006 (поле «Дебет») и указать, сколько топливных карт должны быть учтены.
  4. Заполнить поле «Сумма» из расчета «одна топливная карта – 1 рубль».
  5. Записать документ и закрыть его.


Учет ГСМ

Для учёта ГСМ, приобретенных по топливным картам, необходимо выполнить следующие операции:

  1. Зайти в меню «Покупки» и выбрать пункт «Поступление», операция «товары».
  2. Заполнить информацию о договоре с контрагентом.
  3. В разделе «Номенклатура» указать название топлива.
  4. Заполнить прочие поля (см. рис.11) и сохранить документ.


Результат отражен на рис.12.


Для того чтобы принять НДС к вычету, следует сформировать полученный счет-фактуру (см. рис.13):

  1. Заполнить поля «От» и «Счет-фактура №» и зарегистрировать документ.
  2. Заполнить поле «Получен».
  3. Указать документ-основание.
  4. Поставить галочку в пункте «Отразить вычет».
  5. Выбрать подходящий способ получения и сохранить документ.


Результат отражен на рис.14.


Учет стоимости израсходованных ГСМ

Для учета стоимости израсходованных ГСМ следует выполнить такие действия (см. рис.15 и рис.16):

  1. Зайти в раздел «Покупки» и выбрать пункт «Поступление».
  2. Сформировать новый документ «Требование-накладная».
  3. Указать основание, а также заполнить информацию в разделах «Склад» и «От».
  4. В разделе «Материалы» указать вид топлива.
  5. Провести документ.



Результат отражен на рис.17.


Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

Информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

Результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование и номер путевого листа;

Сведения о сроке действия путевого листа;

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

Сведения о транспортном средстве;

Сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

Накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

Чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

Бухгалтерский учет расхода топлива и смазочных материалов предприятиями торговли и общественного питания

Талалаева Ю.Н.

Специфика деятельности предприятий торговли и общественного питания такова, что предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки приобретаемых и продаваемых товаров, сырья, доставки обедов, а также для нужд управления. Соответственно для бухгалтеров указанных организаций актуальной является проблема документального оформления, учета и контроля расходования топлива и смазочных материалов .

Эти и другие вопросы освещаются в настоящей статье.

Документальное оформление расходования топлива и смазочных материалов

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организации торговли и общественного питания, эксплуатирующие автотранспортные средства и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, обязаны вести первичный учет по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее - Постановление № 78).

Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Постановлением № 78 утверждены следующие формы путевых листов , которые следует использовать организациям торговли и общественного питания:

путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) . Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену . На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) . Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену) . Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику;

путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) . Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами , что дает возможность их одновременной проверки.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Нормы расхода топлива

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации.

29 апреля 2003 года Минтрансом РФ утвержден Руководящий документ Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее - новые нормы; новый Руководящий документ), который введен взамен «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Р3112194-0366-97 от 29 апреля 1997 года (далее - старые нормы) и действует со дня утверждения до 1 января 2008 года.

Как и в старых нормах, в новом Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

По сравнению с ранее действовавшими нормами перечень автомобилей, по которым нормируется расход топлива, значительно расширен, что объясняется развитием структуры автопарка, появлением новых моделей, марок и модификаций автомобилей. Расширение перечня произошло в основном за счет иномарок. В связи с этим в новом перечне для каждого вида автомобильного транспорта (легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны) нормы расхода топлива приведены отдельно по автомобилям зарубежным и по автомобилям отечественным и стран СНГ.

Сами нормы по автомобилям, присутствующим в старом и новом перечнях, в большинстве случаев не изменились.

Кто и для каких целей должен использовать нормы расхода топлива?

Согласно новому Руководящему документу он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др., независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим образом: «Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.».

Однако следует иметь в виду, что указанный документ не имеет никакого отношения к налогообложению прибыли. Дело в том, что глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (см. подпункт 11 пункта 1 статьи 264).

Тем не менее следует обратить внимание на то, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Поэтому не исключено, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России. И в случае слишком больших расхождений организации придется доказывать экономическую обоснованность этих расходов.

Поскольку положения по бухгалтерском учету также не содержат требований о применении Норм расхода топлива, то можно констатировать, что для предприятий торговли и общественного питания Нормы расхода топлива носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Если организации все же примут решение о применении указанных норм для целей бухгалтерского учета, это решение следует зафиксировать в учетной политике.

Рассмотрим порядок расчета нормируемого расхода топлива на конкретных примерах.

В соответствии с Руководящим документом различают базовое значение расхода топлива , которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства или руководителями местных администраций).

Так, например, нормы расхода топлива повышаются при работе автотранспорта в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны - от 5 до 20 процентов), на дорогах общего пользования в горных местностях, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах и поселках городского типа (в зависимости от численности населения) и т.п.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) на дорогах I, II и III категорий - до 15 процентов.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В качестве примера рассчитаем нормируемое значение расхода топлива для легкового автомобиля.

В соответствии с разделом 1.1 Руководящего документа для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) ,

где Qн - нормативный расход топлива, литры;

Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Пример 1. (цифры условные).

На балансе торговой организации числится легковой автомобиль УАЗ-469. Из путевого листа установлено, что автомобиль обслуживал торговую точку, расположенную в горной местности на высоте 850 метров, и совершил пробег 90 км.

  • Hs ) для легкового автомобиля УАЗ-469 составляет 16,0 л/100 км;
  • надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м (D ) - 10 процентов.

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Пример 2. (цифры условные).

Организация общественного питания (кафе-ресторан) использует для доставки обедов клиентам легковой автомобиль ИЖ-2717. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 400 тыс. человек в зимнее время. Из путевого листа установлено, что автомобиль совершил пробег 60 км.

Согласно Руководящему документу:
  • базовая норма расхода топлива (Hs ) для легкового автомобиля ИЖ-2717 составляет 9,4 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1,0 млн человек - 15 процентов;
  • надбавка за работу в зимнее время - 10 процентов.
Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Отражение в учете

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы - путевые листы.

На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись:

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо».
В случае, если учетной политикой организации торговли или общественного питания предусмотрено использование для целей бухгалтерского учета Норм расхода топлива, вышеприведенная запись оформляется на сумму израсходованного топлива в пределах норм.

Сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму расхода топлива сверх норм.
Вне зависимости от порядка отражения расходования топлива в бухгалтерском учете, для целей налогообложения принимается стоимость всего фактически израсходованного топлива.
Пример 3. Для условий примера 1 фактический расход топлива составил 18 л. Нормируемый расход топлива - 15,84л. Допустим, что учетная стоимость 1 л топлива 10 руб.
В учете торговой организации , нормирующей в соответствии с учетной политикой расход топлива для целей бухгалтерского учета, будут оформлены проводки:
дебет счета 44 кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму стоимости израсходованного топлива в пределах норм - 158,4 руб. (10 руб. x 15,84 л);

дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» - на сумму стоимости израсходованного топлива сверх норм - 21,6 руб. .

На уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в качестве материальных расходов будет отнесено 180 руб. (стоимость фактически израсходованного топлива).

Как правило, торговые организации и организации общественного питания имеют небольшой парк автомашин и поэтому не делают запасов топлива, а приобретают его на автозаправочных станциях за наличный расчет.

Денежные средства для приобретения топлива выдаются водителю, под отчет, что отражается в учете проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» - на сумму выданных под отчет денежных средств.
Приобретение топлива за наличный расчет осуществляется в рамках договора купли-продажи, в котором подотчетное лицо выступает как физическое лицо. В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) в указанные цены (тарифы) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость . При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Согласно пункту 7 указанной статьи при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры не противоречит действующему законодательству.

Поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Поскольку в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, приобретенных за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку, суммы налога с продаж , уплаченные при приобретении топлива, также включаются в его стоимость.

Оприходование топлива на основании авансового отчета водителя отразится записью:

дебет счета 10 кредит счета 71 - на сумму стоимости топлива с учетом НДС и налога с продаж.
Списание стоимости топлива на расходы осуществляется на основании путевого листа водителя в вышеописанном порядке.