Одним из наиболее удобных платежных средств в организации является корпоративная карта, проводки по которой имеют ряд особенностей. Использование корпоративных карт всегда сопряжено с риском возникновения проблем с налоговой службой, поэтому практикующие бухгалтеры должны уметь правильно оформить все операции. Оплата товаров или услуг с помощью карты должна иметь документальное подтверждение.

Нюансы использования корпоративных карт

  • Карты выпускаются на имя конкретных работников, но деньги на них принадлежат организации и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Спецсчета в банках».
  • Руководитель компании утверждает приказ, в котором перечислены сотрудники, имеющие право на получение корпоративных карт. Каждый сотрудник должен ознакомиться с порядком их использования. С держателями карт необходимо заключить договор материальной ответственности .
  • Деньги, полученные сотрудниками компании через банкомат, не надо проводить через кассу. Это в частности, подтверждает постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012.

Отражение в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета безналичных трат и снятия денег через банкомат рекомендуется применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае у контролеров не возникнут претензии.

В нормативных документах это не указано, но по экономическому смыслу расходование работником безналичных денежных средств является выдачей средств подотчет. Поэтому очень важно, чтобы лицо, снявшее деньги, своевременно отчиталось за них. Дебетовый остаток на счете будет числиться за работником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчет . Неоправданный расход средств с корпоративной карты надо отображать по дебету счета 94 «Недостача от потери и порчи ценностей» и кредиту счета 71. После установления вины сотрудника делается проводка Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94, а при погашении долга: Д 70 (50) К 73.

Пример 1

ООО «Фрегат» отправило главного механика Миронова В.Н. в командировку. Сотруднику была выдана корпоративная дебетовая карта, на которую было зачислено 75 тыс. руб. Вернувшись из командировки, Миронов В.Н. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. В соответствии с документом расходы подотчетного лица составили:

  • 22 000 руб. – расходы на проезд;
  • 47 000 руб. – проживание в гостинице;
  • 8500 руб. – суточные ;
  • 2000 руб. – представительские расходы .

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте будут следующими:

  • Д 55 К 51 – зачисление денег на безналичный счет (75 000 руб.);
  • Д 71 К 55 – списание денежных средств с карты при осуществлении расчетов сотрудником (75 000 руб.);
  • Д 26 К 71 – отображение расходов на командировку (77 500 руб.);
  • Д 44 К 71 – списание представительских расходов (2000 руб.);
  • Д 71 К 50 – произведен окончательный расчет с сотрудником (4500 руб.).

Пример 2

ООО «Камелия» работает на УСН с объектом «доходы минус расходы» . В декабре 2017 года организация оформила на начальника производственно-измерительной лаборатории Николаева И.И. корпоративную карту. Запись о выдаче карты была сделана в соответствующем журнале. Далее будут рассмотрены операции и проводки по корпоративной карте:

  • На карту перечислены денежные средства в размере 50 000 руб.: Д 55 К 51.

10 января 2018 года Николаеву И.И. было поручено приобрести химические реактивы на сумму 8000 руб. Реактивы были закуплены 15 января. 16 января сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 15 января бухгалтер на основании банковской выписки оформил следующую операцию:

  • Подотчетному лицу выданы деньги на корпоративную карту безналичным способом в размере 8000 руб.: Д 71 К 55.
  • Оприходованы закупленные Николаевым И.И. химические реактивы на сумму 8000 руб.: Д 10 К 71.

16 января в Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере 8000 руб. В этот же день Николаев И.И. вернул карту, данный факт был отражен бухгалтером в соответствующем журнале.

Привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в соответствующие документы. В течение семи рабочих дней со дня открытия или закрытия счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5 тыс. рублей по ст. 118 НК РФ.

Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению. Например, в Банке24.ру можно привязать к одному счету неограниченное число корпоративных карт.

Плюсы использования корпоративных карт для организации:

Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;

Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;

Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;

Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;

С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;

Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;

Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;

Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;

Хорошая альтернатива чековой книжке.

Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.

Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты будет стоить 1 тыс. рублей.

Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей, в Промсвязьбанке – 3 тыс.


Смотреть что такое "Корпоративная карта" в других словарях:

    КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - (англ. corporate card) – платежная карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Банк выпускает К.к. в пользу сотрудников юридич. лица, к рые используют их для оплаты командировочных и представительских расходов,… …

    КОРПОРАТИВНАЯ КАРТА - банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица … Словарь понятий и терминов, сформулированных в нормативных документах российского законодательства

    Универсальная электронная карта - (УЭК) пластиковая карта, сочетающая в себе документ, удостоверяющий личность, полис обязательного медицинского страхования, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, платежную банковскую карту. Информационное… … Википедия

    КРЕДИТНАЯ КАРТА - (англ. credit card) именной платежно расчетный документ в виде персонифицированной пластиковой пластинки, выдаваемый банком эмитентом своим вкладчикам для безналичной оплаты, приобретения ими в кредит товаров и услуг в розничной торговой сети,… … Экономический словарь

    ПЛАТЕЖНЫЕ КАРТЫ - инструмент безналичных расчетов, применяемый для идентификации владельцев карт в момент совершения операции и для оформления расчетных документов, определяемых законодательством и правилами работы карточных платежных систем. П.к. – одно из… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

    - – корпоративная карта платежной системы Visa. В России не выпускается, чаще всего используется в США. Предлагается банками с 1994 года. Карточка предназначена для сокращения затрат и бумажной работы в организациях, а именно для небольших закупок… … Банковская энциклопедия

Компания планирует заключить договор с банком на выдачу именных корпоративных карт. Как отразить учет в БУ и НУ? Какие используются нормативные акты?

Вопрос: Компания планирует заключить договор с банком на выдачу именных корпоративных карт для расчетов в командировке за проезд, проживание и прочие расходы. Как организовать учет корпоративных карт? Какими документами должны быть подтверждены расходы по картам? Как отразить учет в БУ и НУ? Какими нормативными актами компания должна закрепить использование карт?

Ответ: Ниже приведена подборка материала по интересующим Вас вопросам. В частности рассмотрен вопросу по отражению в бухучете, в налоговом учете. Вопросы документального оформления произведенных расходов - то есть авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. А также ниже рассмотрен порядок выдачи карт, их учета и контроля

Корпоративные карты: учет, расчеты и документы

Компании все чаще используют корпоративные карты вместо того, чтобы снимать наличные по чекам. Это удобно: не надо каждый раз ездить в банк за деньгами, и сотрудник может получить доступ к средствам в нужное время. Также снижается риск потери или кражи денег во время перевозки.

Поэтому, если вы еще используете чековые книжки, подумайте, может, стоит перейти на пластик? Сегодня я расскажу, с чего начать работу с картами и как организовать ее.

Какие бывают виды карт

Есть два типа корпоративных карт - дебетовые и кредитные. Расчеты по дебетовой карте ведутся только за счет собственных средств компании. На кредитной карте наличие собственных денег не обязательно. Банк даст средства в долг в пределах заранее оговоренного лимита.

Карту можно открыть к действующему расчетному счету или к специальному карточному, отделив нужную сумму от основных денег. А если вы боитесь, что сотрудник потратит лишние деньги, то лучше открыть отдельный счет. Но и привязка к расчетному счету может быть безопасной, если установить лимиты, сверх которых сотрудник не сможет снять деньги.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Большое распространение получили кэш-карты. Они являются разновидностью дебетовых карт. Функционал у них тот же: можно оплатить покупки, снять деньги с расчетного счета и пополнить его. Но кэш-карту банк откроет только к расчетному счету. Как правило, ее используют компании, которые торгуют в розницу, чтобы кассир в конце дня мог внести наличную выручку на банковский счет.

Когда вы определились с видом карт, можно заключать договор о выпуске и обслуживании. У каждого банка свои тарифы, условия и список документов.

Вам же на данном этапе надо выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать. К этому вопросу подойдите со всей серьезностью. Сотрудники не смогут передавать друг другу пластик для оплаты. Такой запрет банки прописывают в договоре. К тому же ответственность за сохранность карты и операции по ней несет тот, на кого она оформлена. А если у карты будет несколько пользователей, это опасно. Компания не сможет взыскать перерасход по карте, так как не найдет инициатора операции.

К слову, об ответственности перед компанией сотрудников - держателей карт. Работник несет ответственность за недостачу в пределах своего месячного заработка. Об этом написано в статье 241 ТК РФ. С некоторыми сотрудниками компания заключает договор о полной материальной ответственности. Перечень таких должностей можно найти в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 .

Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ).

Что прописать в регламенте по работе с картами

Когда вы получите карты, не спешите раздавать их сотрудникам. Сначала объясните правила работы с пластиком. Для этого составьте регламент и ознакомьте с ним сотрудников под подпись (см. образец ниже. - Примеч. ред.). Документ поможет контролировать карты и учитывать операции по ним.

Итоговый вариант регламента у каждой компании будет свой. Но важно описать следующие ключевые моменты:

Ф.И.О. и должности сотрудников - держателей карт;

Какие операции можно совершать по карте (оплата или снятие наличных);

На что можно тратить деньги (хозяйственная деятельность, командировочные и представительские расходы);

Лимит (общий или индивидуальный для каждого расхода);

Срок, в течение которого сотрудник должен отчитаться, и документы, подтверждающие расходы;

Порядок действий на случай, если сотрудник вдруг потеряет корпоративную карту;

Ответственность за соблюдение регламента и порядок взыскания ущерба с работника.

Чтобы фиксировать выдачу и возврат карт, заведите журнал учета (см. образец ниже. - Примеч. ред.), специальную ведомость или акт. В документе укажите: Ф.И.О. и должность работника, реквизиты карты, дату выдачи, подпись сотрудника за то, что он получил пластик, и отметку о возврате.

В реквизитах карты не указывайте секретный код CVV/CVC - три цифры, которые находятся на обороте. Это небезопасно. Именно этот код держатель карты вводит, чтобы подтвердить свои права, оплачивая покупку через интернет.

Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, сотрудник должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.

При этом вовсе не обязательно, чтобы работник отчитался в течение трех дней после того, как истекло время, на которое выданы деньги. Этот срок действует при расчете наличными. Его установил Центробанк в пункте 6.3 Указаний № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Расчеты корпоративными картами - безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются.

Этот же принцип можно применить и к другим правилам. Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления. Только не путайте это с ситуацией, когда подотчетные перечисляют на личную карту работника. Тут заявление необходимо. Минфин России указал на это в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 .

Правда, инспекторы на местах думают иначе. При проверке они могут оштрафовать компанию, которая использует корпоративные карты, но не соблюдает порядок кассовых операций из Указаний Центробанка № 3210-У .

Штрафы можно оспорить в суде. Есть решения в пользу компаний: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. по делу № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. по делу № А03-6142/2012 .

Как отразить операции по карте в учете

Итак, вы получили карты. Надо ли отражать сам пластик на счетах учета? Есть две точки зрения.

Согласно первой, карты отражать на счетах не нужно.

Сторонники второй точки зрения считают, что карты надо отражать на счете 002 « Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по символической оценке. Например, 1 руб. Эта точка зрения вполне логична. Карта - это собственность банка. Об этом написано на ее оборотной стороне. Иногда банк даже прописывает в договоре условие о возврате карты с истекшим сроком действия. Правда, обычно клиенты карты не возвращают, ну, а банкиры не настаивают.

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке (подп. 15 п. 1 ст. 265 , подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51 .

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
- выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71 .

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
- отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
- списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
- учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66 . Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
- 15 000 руб. - получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
- 15 000 руб. - сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. - отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
- 750 руб. - учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51
- 15 750 руб. - оплачен долг и проценты по нему.

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту. При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на открытие и использование карт

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, связанные с открытием банковских карт для оплаты командировок

Операции по открытию и использованию банковских карт, выданных сотрудникам для командировок, сопровождаются расходами в виде комиссии банка. При расчете налога на прибыль сумму комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример, как учесть операции по открытию и обслуживанию банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы. При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро.

Кондратьев вернулся из командировки 28 апреля. 30 апреля он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил справку банка о движении денежных средств на счете. Также 30 апреля за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал комиссию в размере 500 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

Дебет 55 Кредит 51
- 35 000 руб. - перечислены деньги на карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55
- 35 000 руб. - отражена выдача денег под отчет.

Дебет 26 Кредит 71
- 21 260 руб. (400 EUR х 53,15 руб./EUR) - учтена плата за гостиницу;

Дебет 91-2 Кредит 55
- 500 руб. - удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по налогу на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав командировочных расходов плату за гостиницу (21 260 руб.), а в группу расходов на услуги банков в составе прочих расходов - комиссию банку (500 руб.).

Расходы на конвертацию валюты

Как при расчете налога на прибыль учесть комиссию банка за конвертацию валюты при использовании сотрудником в зарубежной командировке банковской карты

При оплате банковской картой товаров, работ, услуг в командировке за границей банк может взимать комиссию за конвертацию (конверсию) валюты. При расчете налога на прибыль сумму такой комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чем подтвердить оплату командировочных расходов при использовании банковской карты

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Пример, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на конвертацию валюты при загранкомандировке. Документ об обмене валюты отсутствует

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту. Курс Банка России на дату перечисления денег - 62,90 руб. за евро (условно).

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка - 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR х 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. А вот документ об обмене валюты Кондратьев потерял. Поэтому бухгалтер расходы на проживание в гостинице сопоставил с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев бухгалтер учел 25 160 руб. (400 EUR х 62,90 руб./EUR).

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Об этом говорится в пунктах и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н .

СПЕЦИАЛЬНЫЙ СЧЕТ ДЛЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЕ

Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в банке, отдельный от ее расчетного счета.

Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках».

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счеткорпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Особые случаи — особые субсчета

Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету .

Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников .

Записи в учетной политике

Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.

Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен ниже.

ЗАЧИСЛЕНИЕ СРЕДСТВ НА КОРПОРАТИВНУЮ КАРТУ

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51

— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

СПИСАНИЕ СРЕДСТВ С КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЫ ТОЖДЕСТВЕННО ИХ ВЫДАЧЕ ПОД ОТЧЕТ

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю карты: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» .

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте в предыдущей статье

В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег скорпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

ПРИМЕР 1

ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выданакорпоративная карта.
12 мая 2014 года платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.
В период командировки сотрудник:
— 13 мая 2014 года оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая 2014 года заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая 2014 года снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

Решение

В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.
Зачисление денег на карту
При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.
Списание средств с карты
В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:
13 мая 2014 года

— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая 2014 года
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
Утвержден авансовый отчет
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71

— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

— возмещена недостача наличными в кассу.

В КАКОМ СЛУЧАЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЧЕТ 57 «ПЕРЕВОДЫ В ПУТИ»

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.

Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57

— выданы деньги под отчет.

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71

— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки счет 57 закрываем:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»

— отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57

— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71

— списаны расходы подотчетного лица.

ПРИМЕР 2

12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.
13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.
Утвержден авансовый отчет
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару. До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.
Остатки по счетам
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративнойкарты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ С СУММ, ПЕРЕЧИСЛЕННЫХ НА КОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).

Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).

Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Маленькие хитрости ловких работников

Многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях.

В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

В настоящее время широко распространены расчеты, проводимые с использованием банковских корпоративных карт. Этому способствует их универсальность. Использование корпоративных карт удобно при командировках представителей организации внутри страны или за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при получении наличных денег в банкоматах и пунктах выдачи наличных.

Применение корпоративных карт организациями.

Чтобы получить корпоративную карту, организация заключает с банком-эмитентом договор на ее выпуск и обслуживание. При этом организация открывает специальный карточный счет в банке.

Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на текущих, особых и иных специальных счетах предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».
Банковская карта по существу являются инструментом, посредством которого держатель совершает операции по банковскому счету, открытому на основании соответствующего договора с банком (п.п. 1.5, 1.8, 1.12 Положения N 266-П). Поэтому операции с применением корпоративной банковской карты по счету в кредитной организации отражаются на отдельном субсчете, открытом к счету 55.

В плане счетов в программе 1С Бухгалтерия 8.3 открыт субсчет 55.04 «Прочие специальные счета». По счету ведется аналитика в разрезе банковских счетов, открытых к картам, и (если это предусмотрено параметрами учета) по статьям движения денежных средств.

Рассмотрим основные операции по корпоративным картам: какие бухгалтерские проводки при этом формируются и как эти операции отражаются в 1С Бухгалтерия.

Пополнение корпоративной карты.

Перечисление денежных средств организацией на счет, к которому оформлена корпоративная карта сотрудника, отражается записью:
Дебет 55.04, Кредит 51.

В программе 1С Бухгалтерия Предприятия эта операция отражается при помощи документа «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса», «Банковские выписки», кнопка «Списание»):

В форме нового документа «Списание с расчетного счета» указываем вид операции — «Перевод на другой счет организации», в качестве счета получателя выбираем из справочника «Банковские счета» счет, открытый к корпоративной карте. В качестве счета дебета выбираем счет 55.04.

После проведения документ сформирует проводку:

Снятие денег в банкомате с корпоративной карты.

При снятии денег с корпоративной карты сотрудник фактически берет из под отчет, и об их использовании впоследствии обязан отчитаться организации.

Предположим, сотрудник снял деньги с корпоративной карты в банкомате и рассчитался ими в магазине при покупке ТМЦ.

Операция снятия денег в банкомате отражается в 1С Бухгалтерия документом «Списание с расчетного счета». При этом необходимо указать вид операции — «Перечисление подотчетному лицу», счет учета — 55.04, в качестве банковского счета выбрать счет, к которому привязана корпоративная карта, и указать сотрудника — держателя карты в качестве подотчетного лица.

При проведении будет сформирована проводка Дебет 71.01, Кредит 55.04.

Комиссия банка при снятии наличных с корпоративной карты.

При снятии наличных банк удерживает комиссию. Эта операция также отражается в 1С Бухгалтерии документом «Списание с расчетного счета». В качестве вида операции выбирается «Прочее списание», счет учета — 55.04, банковский счет — счет, к которому прикреплена корпоративная карта.

В группе реквизитов указываем счет дебета — счет, на который относится комиссия банка — 91.02, а также аналитику — из справочника «Прочие доходы и расходы» выбираем статью, на которую относятся расходы на услуги банков.

При проведении сформируется проводка: Дебет 91.02, Кредит 55.04.

Подтверждение расходов по корпоративной карте.

После совершения расхода подотчетное лицо — держатель карты обязан отчитаться. В программе 1С Бухгалтерия это отражается документом «Авансовый отчет» (подробно о порядке заполнения этого документа я рассказывала ).

При заполнении документа на закладке «Авансы» выбирается документ «Списание с расчетного счета», которым отражено списание с корпоративной карты:

На закладке «Товары» заполняются сведения о приобретенных ТМЦ, счете учета ТМЦ и НДС:

При проведении документ сформирует проводки:

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8 отражаются основные операции расчетов по корпоративным картам.