Проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Проводки и порядок ведения расчетов в подотчетными лицами

Порядок ведения кассовых операций и расчет по подотчетным суммам регулирует письмо ЦБ от 4 октября 1993г. №18 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Здесь мы рассмотрим основные бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Сотрудники получают наличные деньги из кассы:

1. на командировочные расходы

2. на покупку материалов, товаров

3. для того чтобы заплатить поставщику за услуги

4. на нотариальные, почтовые расходы

5. на покупку основных средств

6. на представительские расходы и т.д.

Д50 К71 - выдаем деньги из кассы, распечатываем расходный кассовый ордер, подписываем у сотрудника и подшиваем в кассу.

Повторная выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения прежней суммы.

После того как сотрудник предоставил документы, подтверждающие расходы, необходимо составить авансовый отчет. В зависимости от того, на что были получены деньги в системе делаются следующие проводки:

Д41 К71 - если сотрудник покупал товары

Д10 К71 «Расчеты с подотчетными лицами» - если сотрудник покупал материалы, ГСМ

Д26 (44) К71 - представительские расходы

Д26 (44) К71 - командировочные расходы

Д60 К71 - если сотрудник брал деньги на оплату поставщику или подрядчику (не забудьте потом проводку Д20 К60 - списать на себестоимость)

Д26 К71 - если деньги были получены нотариальные, почтовые, хозяйственные расходы

Затем сотрудник вносит остаток неиспользованных денежных средств в кассу или получает перерасход (если потратил больше чем взял).

Д50 К71 - внесен остаток в кассу

Д71 К50 - получен перерасход (если сотрудник потратил больше или вообще не брал аванс)

Д70 К71 - если сотрудник не отчитался за выданные средства, можно удержать деньги из заработной платы (на основании письменного заявления сотрудника, к тому же сумма удержаний не долга превышать 20% от заработной платы)

Д73 К71 - если сотрудник не отчитался за выданную сумму и организация будет удерживать эту сумму из з/п в несколько этапов (в случае если нельзя сразу удержать из заработной платы - например, если сумма задолженности превышает 20% от зарплаты, которых организация может удержать)

Д94 К71 - списываем задолженность по подотчетной сумме на недостачи и потери

Д91 К94 - если организация приняла решение не возмещать или возместить невозможно.

Сотрудник не отчитался за подотчетные суммы. Законно ли удержать из заработный платы?

В ст. 137 ТК РФ указано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника подотчетную сумму, но необходимо получить его письменное согласие (Письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0). Решение об удержании указанной суммы из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам. Тогда не возвращенная в срок сумма признается доходом работника, с которого нужно уплатить НДФЛ.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами: По дебету

50 Касса (Д71 К50)

51 Расчетные счета (Д71 К51)

52 Валютные счета (Д71 К52)

55 Специальные счета в банках (Д71 К55)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д71 К76)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д71 К79)

91 Прочие доходы и расходы (Д71 К91) По кредиту

07 Оборудование к установке (Д07 К71)

08 Вложения во внеоборотные активы (Д08 К71)

10 Материалы (Д10 К71)

11 Животные на выращивании и откорме (Д11 К71)

15 Заготовление и приобретение материальных ценностей (Д15 К71)

20 Основное производство (Д20 К71)

23 Вспомогательные производства (Д23 К71)

25 Общепроизводственные расходы (Д25 К71)

26 Общехозяйственные расходы (Д26 К71)

28 Брак в производстве (Д28 К71)

29 Обслуживающие производства и хозяйства (Д29 К71)

41 Товары (Д41 К71)

44 Расходы на продажу (Д44 К71)

45 Товары отгруженные (Д45 К71)

50 Касса (Д50 К71)

51 Расчетные счета (Д51 К71)

52 Валютные счета (Д52 К71)

55 Специальные счета в банках (Д55 К71)

70 Расчеты с персоналом по оплате труда (Д70 К71)

73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Д73 К71)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д76 К71)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д79 К71)

91 Прочие доходы и расходы (Д91 К71)

94 Недостачи и потери от порчи ценностей (Д94 К71)

97 Расходы будущих периодов (Д97 К71)

99 Прибыли и убытки (Д99 К71)

Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Как заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Дт 50 (51) - Кт 71 - возвращены неизрасходованные денежные средства .

Ошибки в авансовом отчете

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Материалы по теме подотчетные средства вы можете найти в статье: «Как перечислить подотчетные средства на карту»

В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

• вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.

Пример

Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.

По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:

• стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
• стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
• суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перерасход выдан из кассы.

К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.

Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).

Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".

В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.

При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.

Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".

При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".

В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).

Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Командировочные расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".

В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.

Таблица 2

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:

• затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
• затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.

Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.

Пример

Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).

Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".

При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).

Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.

В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).

Рис. 9. Расходы на оплату труда

Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).

Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"

Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.

Таблица 3

Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).

Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)

При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).

Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

Значения реквизитов документа:

• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
• условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
• вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - приобретенный материал;
• тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
• дата признания - дата авансового отчета;
• основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
• наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".

При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.

Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.

Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).

Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)

Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).

Рис. 14. Расход денежных средств

В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.

Таблица 4

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовы ордер	Не отражается
	Дебет 10.1Кредит 60.1		Поступление ТМЦ (купля-продажа)	Дебет Н02.01		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
				Кредит Н13.02
	Дебет 19.3 Кредит 60.1			Кредит Н13.03
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 60.1 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (оплата поставщику)	Дебет Н13.02		Расход денежных средств
				Дебет Н13.03
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Приходный кассовый ордер	Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71. Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым. По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником; По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств. Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно. Порядок выдачи в подотчет Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку. Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности: При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила: Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме. Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом. Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом: Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ). Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ. Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб. Авансовый отчет Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы. На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету: Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно: Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур. Примеры типовых проводок по счету 71 № п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания 1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный ордер 2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение 3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов 5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг 6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме 7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке 9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные 11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер 12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств. Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту. В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71: Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу. Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки: Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание 26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. - 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ 19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ 68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура 71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица 60 71 В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ 50/1 71 Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. - 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб. При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами: Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой. Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой. Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках: Дт Кт Содержание операции Сумма, руб. Документ-основание 71 50 Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы 20 000 Расходный кассовый ордер 20 71 Списаны расходы на билеты без НДС 6 780 Авансовый отчет, ж/д билет 19 71 Выделен НДС по расходам на билеты 1 220 Ж/д билет 68.НДС 19 НДС направлен к вычету 1 220 Запись в книге покупок 20/44 71 Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС 4 237 Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы 19 71 Выделен НДС по расходам на гостиницу 763 68.НДС 19 НДС направлен к вычету 763 Запись в книге покупок 20/44 71 Списаны суточные 6 000 Авансовый отчет 50 71 Работником возвращены непотраченные средства в кассу 1 000 Приходный кассовый ордер Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи. Порядок осуществления подотчетных операций Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия. Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств ( , и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме. По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете. Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в . В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме. Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет. Типовые проводки по 71 счету С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71. Может производится как в наличной, так и в безналичной форме: В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен: Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства: Дт Кт Описание Документ 20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу: Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: Дт Кт Описание Документ 10 71 Авансовый отчет 41 71 Авансовый отчет Пример бухгалтерских проводок на 71 счете Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту. Взносы в фонды Усн 6-НДФЛ Налог на прибыль Ндс Контакты Реклама О сайте Поиск Мы можем оповещать вас о новых статьях, чтобы вы всегда были в курсе самого интересного. Продолжить Нет, спасибо