В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

  • копии приказов о переводах на другую работу;
  • справки о заработной плате;
  • справки о периоде работы у данного работодателя;
  • акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

18 апреля 2017, 19:38

В 2017 году появилась новая форма отчетности для всех работодателей – СЗВ-СТАЖ. Нужно ли выдавать ее всем сотрудникам при увольнении? Если нужно, то как ее заполнить? А если сотрудник вышел на пенсию, но не уволился? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ.

Новый персонифицированный отчет для ПФР

Новая Форма СЗВ-СТАЖ и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно подавать ежегодно по всем сотрудникам. Сдают новый отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Поэтому впервые передать новую форму в ПФР за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут станут обобщать сведения о времени работы физических лиц, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах.

Кто подает отчет

Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ должны:

  • организации и их обособленные подразделения;
  • индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы и частные детективы.

Названные лица должны включать в отчет по форме СЗВ-СТАЖ всех своих сотрудников, которые выполняют работу по трудовых или гражданско-правовых договоров (ст. 1, п. 1 ст. 8, ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны.

Какие типы отчета можно заполнить

Всего предусмотрено три типа сведений по форме СЗВ-СТАЖ:

  • исходная» – когда сведения сдаются впервые;
  • «дополняющая» – если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
  • «назначение пенсии» – если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.


Как видно, такого типа сведений как «При увольнении» не существует. Но означает ли это, что форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника выдавать ему не нужно? Ответ на этот вопрос нам дает законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.

СЗВ-СТАЖ при увольнении: выдавать или нет

Посмотрим на нормы Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>. Пунктом 2 статьи 11 этого закона предусмотрено, что не позднее 1 марта страхователи обязаны подавать в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ.

Страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) отчет СЗВ-СТАЖ.

Основание – пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

При этом обратите внимание: согласно пункту 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 – 2.3 статьи 11.

Пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ говорит именно о форме СЗВ-СТАЖ. Следовательно, в день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера организация или ИП обязаны выдать застрахованным лица сформированный отчет СЗВ-СТАЖ. Причем сделать это нужно обязательно в силу законодательства, а не только по просьбе физического лица.


Выдаем СЗВ-СТАЖ: пример

Предположим, что работник по трудовому договору был занят с 2014 года. Однако он уволился по собственному желанию 18 апреля 2017 года. В день увольнения ему нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ. За отчетом о стаже работник обратился в отдел кадров.

Сохраните персональные данные

Стоит заметить, что в отчет, в общем случае, включаются данные по всем застрахованным лицам. В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» физические лица перечисляются списком.


Таким образом, в СЗВ-СТАЖ при увольнении должен быть указан только один человек – который увольняется или с которым прекращен гражданско-правовой договор.

Заполните отчет

Приведем пример отчета СЗВ-СТАЖ, который был выдан уволенному 18 апреля 2017 года работнику. При этом обратите внимание, что поле «Период работы» раздела 3 мы укажем временной отрезок с начала 2017 года по дату увольнения: с 01.01.2017 по 18.04.2017.


Однако, как мы уже сказали, сотрудник был занят по трудовому договору с 2014 года. И за весь период работы до даты увольнения на вознаграждения в его пользу начислялись и уплачивались взносы и, как следствие, накапливался страховой стаж. Но почему же тогда в разделе 3 СЗВ-СТАЖ, выданного при увольнении, вы указали только 2017 год? Дело в том, что в пункте 2.3.2 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п, прямо сказано следующее:

«Даты, указанные в графе «Период работы» таблицы, должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы, и заполняются: «с (дд.мм.гггг.)» по «по (дд.мм.гггг.)”».

Таким образом, если четко следовать правилам заполнения СЗВ-СТАЖ, в отчете мы вправе указать только один отчетный период – 2017 год.

Но нужно ли выдавать работнику такие же отчеты за прошедшие годы: 2014, 2015 и 2016 годы? По логике, такие отчеты нужно ему предоставить, чтобы человек получил общее представление об отчислениях за его и стаже за весь период работы. Но как быть тем обстоятельством, что до 2017 году форма СЗВ-СТАЖ еще не действовала?

Или же при увольнении, все же, можно выдать одну форму СЗВ-СТАЖ за весь период работы? Ответов на эти вопросы пока нет. Будем надеяться, что ПФР в скором времени обнародует какие-либо разъяснения на этот счет.

Способ выдачи

Законодательство не уточняет, каким именно образом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотрудники: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.

Кто выдает: кадры или бухгалтерия?

На наш взгляд, заполнением отчетов СЗВ-СТАЖ при увольнении должна заниматься бухгалтерия. А вот непосредственной выдачей справок при увольнении логичнее заниматься отделу кадров. Ведь именно кадры выдают работнику трудовую книжку и прочие документы.

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

  • трудовую книжку;
  • справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
  • копии сведений по форме СЗВ-М;
  • копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
  • копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
  • иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:
  • 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
  • копии приказа о приеме на работу;
  • копии приказов о переводах на другую работу;
  • копия приказа об увольнении;
  • справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

  • для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
  • для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Роструд напомнил всем кадровикам и индивидуальным предпринимателям с наемными работниками об обязанности выдавать на руки выписку СЗВ-СТАЖ при увольнении. Неисполнение этой обязанности является грубым нарушением и наказывается крупным штрафом.

Специалисты Роструда напомнили всем работодателям, что они обязаны выдавать в день увольнения своим работникам выписки из формы СЗВ-СТАЖ. Такие требования содержатся в новой редакции статьи 11 . Чиновники отметили, что оформлять такие выписки необходимо также тем гражданам, которые выполняли работы или услуги по договором гражданско-правового характера, в день окончания таких договоров. При этом не имеет значения, попросил гражданин выдать ему такую выписку или нет. С 1 января 2017 года это является обязанностью работодателя. Форма документа утверждена .

Правила оформления выписки СЗВ-СТАЖ

Сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 . Однако, в отчетную форму СЗВ-СТАЖ входят сведения по всем работникам организации, поэтому, для одного работника необходимо сделать выписку из этого документа с его индивидуальными сведениями. Если в один день увольняются сразу несколько сотрудников, выписки необходимо изготовить индивидуально для каждого. Они составляются в двух экземплярах. На втором экземпляре необходимо получить личную подпись работника о том, что он получил этот документ.

Кроме того, у работников есть право затребовать сведения о стаже в процессе работы. В этом случае на изготовление выписки у работодателя есть пять дней с даты получения соответствующего заявления. В документе обязательно должны быть приведены данные о том, когда работник болел, был в отпуске или выполнял работы по договорам ГПХ.

Хотя прямая ответственность работодателей за невыдачу этой выписки не предусмотрена, специалисты предупреждают, что они могут быть оштрафованы на 50 тысяч рублей, как грубые нарушители требований трудового законодательства.

Заполните Сведения о страховом стаже для фонда, если сотрудник увольняется. О том, как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2017 году, читайте в этой статье.

Новый отчет СЗВ-СТАЖ по итогам года надо сдавать в Пенсионный фонд ежегодно, начиная с отчетности за 2017 год - в первый раз не позднее 1 марта 2018 года. Но если сотрудник увольняется, форму надо выдать на руки уже сейчас. Так считают специалисты ПФР.

Расскажем, кому и как выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ, а также приведем образец заполнения.

Порядок выдачи СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2017 году

СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем работникам которые увольняются. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день увольнения или окончания договора (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте документ в течение пяти календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.


СЗВ-М включает сведения на всех сотрудников. Индивидуальные сведения - это персональные данные. Разглашать их нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Поэтому для работника сделайте выписку из документа или составьте в программе отчет только на этого сотрудника. Документ оформите в двух экземплярах. На втором работник распишется о получении.

СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2017 году: образец заполнения

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.2-17 № 3п).

В поле "Отчетный период" поставьте текущий год - 2017.

В шапке формы и разделе 1 заполните ИНН /КПП компании и регистрационный номер в ПФР. Тип сведений в отчете - "Исходная" (п. 2.1.5 приложения 5 к постановлению № 3п).

В разделе 3 запишите только одного сотрудника, его Ф. И. О., номер страхового свидетельства и периоды работы.

Распишите 2017 год на периоды, когда сотрудник болел, был в отпуске, выполнял работы по договорам подряда. Крайняя дата в периоде работы - день увольнения. Отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения включительно.