Приходно расходные документы на складе. Процедура комплектации и выдачи товаров со склада
Сформировать ведомость комплектации на выдачу товаров, указав маршрут отборки и количество хранящихся на местах товаров.
Любые действия с товарами, которые числятся на складе, можно осуществлять только при наличии распечатанного документа – ведомости комплектации. Кладовщик имеет право выдать товар со склада только при наличии ведомости комплектации.
Кладовщик принимает от службы реализации товаров ведомость комплектации в работу.
В ведомости комплектации в соответствующих графах указаны наименование детали, каталожные номера товаров, их количество, адрес на складе.
В шапке документа указан получатель, т. е. то подразделение, куда следует передать товар (зона отгрузки или магазин при складе), а также номер заказа, для которого распечатана эта ведомость комплектации.
Имея на руках ведомость комплектации, кладовщик выполняет следующие операции:
Ориентируясь на адреса хранения, отобрать требуемые товары;
Убедиться, что все указанные в ведомости комплектации товары в наличии и не имеют внешних дефектов;
Сверить еще раз номенклатуру и количество отобранных товаров с теми, что указаны в ведомости комплектаци;
Передать товары получателю;
Передать ответственному исполнителю получателя отобранные товары, подписать ведомость комплектации самому и получить подпись ответственного лица;
Передать ведомость комплектации для архивирования.
Если кладовщик не обнаружил на полке запрошенного товара:
Сообщить об этом получателю,
Сообщить своему непосредственному руководителю,
Дождаться от службы реализации товаров удаления строки с этим товаром из ведомости комплектации (необходимо удалять строчки с ненайденными или отбракованными позициями),
Распечатать «возврат на склад» на отмеченные службой реализации позиции,
Передать «возврат на склад» для архивирования.
В случае, когда товар необходимо посмотреть клиенту, кладовщик не должен выпускать товар из поля своего зрения, так как несет полную ответственность за данный товар.
При сборе и выдаче товаров нужно сверять номера, которые указаны на упаковках товаров с номерами в ведомости комплектации, т. к. не исключено, что на полке, закрепленной за нужным товаром, может по ошибке лежать другой товар.
Если необходимо выдать «мерный» товар (масло, антифриз и п.), нужно очень внимательно отнестись к единицам измерения, в которых оприходованы данные товары.
Если возникают сомнения по поводу правильности своих действий, необходимо проконсультироваться у начальника склада, прежде чем выдавать товар.
В процессе отбора товаров проверить и записать количество остающихся на местах товаров (ежедневная инвентаризация).
Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их документами. Документы являются не только основанием и подтверждением правильности учетных записей, они, прежде всего, являются средством, при помощи которого осуществляется сама хозяйственная деятельность.
От качества документов в значительной мере зависит качество всего бухгалтерского учета. Отражая и контролируя хозяйственные операции, документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета. Без подтверждения документом не может быть произведена ни одна бухгалтерская запись. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование материальных ценностей.
Документы подтверждают достоверность и точность учетных данных и помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских данных.
Хорошо организованная документация помогает предупредить нарушения и злоупотребления лиц, ответственных за сохранность и правильное использование материальных ценностей.
Отдельные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают в значительных количествах продукты питания, которые занимают значительный удельный вес в составе материальных запасов. К таким учреждениям относятся прежде всего детские дошкольные учреждения. Продукты питания расходуются также в учреждениях здравоохранения, школах и в других учреждениях.
Учет продуктов питания на складе является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечить полную сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.
Хранение продуктов питания и тары на складе должно осуществляться в специально оборудованных и приспособленных продуктовых складах, обеспечивающих полную сохранность, соблюдение санитарных норм и правил. Склады продуктов питания в учреждениях должны размещаться в помещениях, отвечающим требованиям строительных норм и правил проектирования.
Продукты питания и тара на складе должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах, в порядке, предоставляющем возможность их быстро принимать, отпускать и проверять.
Склады должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.
На складах должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдаться температурный режим, а также должна работать охранная сигнализация.
Доставка продуктов питания на склад осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться представителем детского дошкольного учреждения - кладовщика.
Все продукты питания находятся на ответственном хранении у кладовщика, который является материально ответственным лицом и назначается приказом по учреждению с возложением на него материальной ответственности.
Материально ответственное лицо должно удовлетворять следующим требованиям:
Быть надежным и проверенным человеком;
знать инструкции, как основные правила и порядок качественной приемки и хранения продуктов питания, так и правила их отпуска;
Уметь быстро и точно измерять, подсчитывать продукты питания;
Знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету продуктов питания.
Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (приложение 1).
Продукты питания отражаются в учете и отчетности по фактической стоимости. Фактической стоимостью продуктов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение. Фактические расходы, прежде всего, включают в себя суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику, в том числе налог на добавленную стоимость и другие расходы.
Продукты питания приходуются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах, при этом следует принять во внимание: если они поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах. Такие продукты, как варенье, соки, зеленый горошек, икра кабачковая, поступают в банках и переводятся в килограммы. В документах будет указано банки / килограмм.
Продукты питания в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных документов тем числом, когда получены ценности. В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили продукты, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально ответственного лица, принявшего эти ценности.
Продукты питания, поступающие на склад учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству, указанным в сопроводительных документе.
В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов (по внешним признакам) производится при их приемке на склад кладовщиком учреждениях.
В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетсестры.
При невозможности определения доброкачественности продуктов на месте определенное их количество направляется в санитарно-эпидемиологическую лабораторию. Результаты проверки качества образцов распространяются на всю партию товара, из которой они отобраны.
При установлении недоброкачественности какого-либо продукта при приемке составляется Акт об установленном расхождении качества при приемке продуктов питания. В нем указывается: время и место составления акта, наименование учреждения, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе проб недоброкачественных продуктов питания, наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты, другие данные, необходимые для более подробной характеристики проб, заключение о характере порчи продуктов питания. Акт подписывается представителями покупателя, производящими приемку, и представителем поставщика.
Недоброкачественные продукты питания принимает на ответственное хранение заведующий складом, что подтверждается его подписью на акте. В учете такие продукты отражаются на забалансовом счете 02 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В дальнейшем они возвращаются поставщику вместе с соответствующим заключением врача или санитарно-эпидемиологической лаборатории.
Известны два варианта документального оформления отпуска продуктов питания со склада на пищеблок. При первом варианте составляется два документа: меню-раскладка в одном экземпляре (форма 44-МЗ) и требование на выдачу продуктов питания со склада (форма 45-МЗ). При втором варианте составляется один документ - меню-требование формы № 299. Именно второй вариант учета применяется в детских дошкольных учреждениях.
Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится ежедневно. Диетсестра вместе с кладовщиком составляет на пищеблок меню-требование на выдачу продуктов питания формы № 299 (приложение 2). Меню-требование составляется на основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания (приложение 3) на одного ребенка в одном экземпляре. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.
В случае изменения количества детей по сравнению с данными на начало дня, указанными в меню-требовании, диетсестра составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по меню-требованию формы № 298 (приложение 4).
Для осуществления учета продуктов питания на складе заведующий складом ведет книгу складского учета формы № М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На книге надписывается: наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания. Основанием для ежедневной записи поступивших на склад продуктов питания служат сопроводительные докумен-ты поставщика, а для выданных продуктов - меню-требования формы № 299.
В установленные сроки (подекадно) кладовщик сдает все документы в бухгалтерию учреждения. Бухгалтерия систематически проверяет своевременность, полноту и правильность записей в книге формы № М-17, сверяет их с записями в бухгалтерском учете. Правильность записей в книге подтверждается подписью работника бухгалтерии на отведенной для этого странице в конце книги. Количество страниц на последней странице книги также заверяет бухгалтер.
Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится через шеф-повара в присутствии диетсестры. За продукты питания, находящиеся на пищеблоке, полную материальную ответственность несет повар.
Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры. Периодически (внезапно) закладка продуктов в котел контролируется администрацией совместно с представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по весу со склада.
Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции, которые приведены в Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий.
Не менее трех раз в месяц проверяется вес порций готовых блюд и одновременно производится органолептическая проба пищевых продуктов. О результатах проверки составляется акт.
Для ознакомления довольствующихся или родителей детей в учреждении вывешивается меню.
Введение
Цель: обеспечение отгрузки товара на складе в нужном количестве, в установленное время, в нормативные сроки.
Условные обозначения:
ТСХ – транспортно-складское хозяйство
ОП – отдел продаж
ПРС – план работы склада
ПО - план отгрузок
ФД – финансовый департамент
СД – товаросопроводительные документы
ТЕ – транспортная единица на складе
Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:
1. ТСХ – зав. складом
2. ТСХ – кладовщик
3. ТСХ – менеджер по транспортной логистике
4. ТСХ – грузчик
5. ТСХ – водитель-экспедитор
6. ПО – менеджер
7. ФД - менеджер
Перечень регламентирующих типовых документов:
ТОРГ-12 «Товарная накладная»
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132
1-T «Товарно-транспортная накладная»
4-П «Путевой лист грузового автомобиля»
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78
«Транспортная накладная»
Постановление
Правительства от 15.04.11 N 272
M-2
«Доверенность»
Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. N 71а
1. Норма сборки заказов складом в день определяется утверждёнными нормативами.
1.1. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ОП на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:
Для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад, но не более 15000шт;
Для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.
В случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.
1.2. После получения заказа от менеджера ОП Логист склада передает его для подбора кладовщикам.
1.3. После подбора заказа по заявке Логист склада отправляет его в 1С, где документу «Заказ покупателя» присваивается статус «Набрано».
2. Менеджер ОП, после того как документу «Заказ покупателя» присвоен статус «Набрано», разрешает отгрузку (присваивается статус «Разрешена к отгрузке»), на складе формируются сопроводительные документы Товарная накладная, Счет-фактура, ТТН, ТН.
2.1 Менеджер ОП должен разрешить отгрузку до 17:00, в противном случае отгрузка сдвигается на один день.
3. Отгрузка товара со склада по заказу клиента на основании электронного документа (ЭД) Заявка на отгрузку в WMS планируется менеджером по транспортной логистике за сутки.
4. Менеджер по транспортной логистике ТСХ ставит подпись и печать в документах Товарная накладная и Счет-фактура (в счетах фактуры только подпись), товар отправляется клиенту на склад, либо в транспортную компанию для отправки клиенту.
4.1. При передаче товара клиенту на нашем экземпляре накладной обязательно ставится подпись принимающего лица и печать фирмы-покупателя (для ИП достаточно подписи).
4.2. Если у клиента нет печати для отметки в накладной, им выдается доверенность на получение груза.
4.3. В случае если поставка была совершена силами сторонних транспортных компаний, подпись и печать со стороны клиента не требуется. К накладным прикладывается поручение экспедитора, где стоит подпись и печать транспортной компании.
4.4. Уполномоченные сотрудники должны быть обеспечены необходимым пакетом документов на право подписи сопроводительных документов на товар и печатями организаций.
5. Менеджер по транспортной логистике после доставки возвращает вместе с реестром в ФД наши экземпляры Товарных накладных с подписью и печатью клиента (для ИП, достаточно подписи), либо с доверенностями на получение, либо с поручением экспедитора.
6. В случае передачи товара с машины компании на машину клиента вне склада компании или склада клиента, место передачи выбирает клиент (место перегрузки должно быть согласованно с клиентом, таким образом, чтоб было удобно и ему и нам).
7. В случае невозможности осуществления отгрузки клиенту в указанный день, Зав.склада должен уведомить менеджера Дирекции по продажам за день для согласования другого срока отгрузки. Данное правило не применимо к сетевым и новым клиентам, для этих клиентов необходимо согласование сроков поставки со стороны Директора по продажам.
8. Менеджер по транспортной логистике определяет очерёдность загрузки машин, что в какую загружать, распечатывает СД, путевые листы и передаёт их водителю-экспедитору.. Зав.склада даёт задание назначенному им кладовщику на перемещение заказа из зоны хранения заказов в зону отгрузки.
9. Назначенный кладовщик проверяет комплектность заказа, сканируя ш/к ТЕ каждого гофрокороба, а так же по количеству отгружаемых мест, после чего заказ приобретает статус «ушёл со склада».
10. Кладовщики (грузчики) загружают в фургон товар, в соответствии с инструкцией по укладке товара, сортируя по заказам в порядке соответствующем маршруту развоза товара клиентам, который определяет менеджер по транспортной логистике. После чего кладовщик докладывает Зав.склада о выполнении задания.
12. Водитель-экспедитор, несет полную материальную ответственность за вверенный ему товар, лично передаёт заказ клиенту или его представителю по доверенности, получив их подписи в возвратных экземплярах СД.
13. После выполнения задания по доставке заказов водитель-экспедитор отчитывается перед менеджером по транспортной логистике и передаёт ему подписанные возвратные СД.
14. Менеджер по транспортной логистике, по полученным им от водителей документам, составляет реестр СД по доставленным заказам, который передаёт менеджеру ФД с СД.
14.2. Менеджер по транспортной логистике в 1С меняет статус документа с «Отгруженные» в статус «Доставлен» по документам, которые были доставлены клиентам.
Учет продуктов питания ведется в соответствии с Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, содержащихся за счет государственного бюджета СССР, утвержденной Министерством здравоохранения СССР от 5.05.83 за № 530. Согласно с ней ведется учет продуктов питания в лечебных учреждениях, школах-интернатах, детских заведениях, учреждениях, в которых расходы на продукты питания планируются и учитываются по коду 1133 «Продукты питания».
Бухгалтерский учет продуктов питания и тары должен обеспечить:
Полный учет поступления материальных ценностей, а также своевременное отражения операций, связанных с их движением;
Контроль за рациональным и целенаправленным использованием средств, выделенных на питания;
Контроль за сохранностью продуктов, соблюдением установленных правил оформления их принятия, отпуск, за проведением инвентаризации.
Учет продуктов питания на складах (в кладовых) является частью сортового учета и должен обеспечить полное хранения продуктов питания и тары при принятия, хранения и от пуска. Заведующий складом (кладовой) несет полную материальную ответственность за принятие, хранение и отпуск продуктов питания.
В отличие от других материалов принятия продуктов питания осуществляется не только по количественным показателям, но и по качественным параметрам, а потому в учреждениях организуется контроль за качеством продуктов питания, поступают.
Предварительная проверка качества продуктов питания производится по внешним признаками при их принятии на склад (в кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.
В случае сомнения относительно доброкачественности продуктов питания их приема осуществляется при участии диетврачи, диетсестры или дежурного врача, при необходимости определенное количество продуктов питания направляется для лабораторного исследования санитарно-эпидемиологической станции.
В случае установления недоброкачественности продуктов питания составляется акт, а недоброкачественные продукты, указанные в акте, по заключению врача или санэпидемстанции возвращаются поставщику. Складской учет продуктов питания и тары ведется на карточках или в книге складского учета формы № М-17. Основанием для оперативных записей в реестрах складского учета является сопроводительные документы поставщиков (счета, товарно-транспортные накладные, накладные), акты приемки продуктов питания, а для выданных продуктов питания - меню-требование формы № 299, требования на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) по форме № 15-МЗ и накладная (требование) по форме № 434-мех.
Специфическим документом на отпуск продуктов питания в пищеблок есть меню-требование, которое состоит ежедневно на основании норм раскладки продуктов и данных о количестве лиц, которые питаются. Меню-требования с расписками лиц о выдачу и получение продуктов питания передаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, но не реже трех раз в месяц.
В учреждениях, которые имеют несколько диетстолив, отпуск продуктов питания со склада (кладовой) осуществляется по требованию на выдачу продуктов питания формы № 45-МЗ, которая составляется на основании данных меню-раскладки формы № 44-МЗ.
Материально ответственные лица ведут также учет тары, которая поступает на склад вместе с продуктами питания. Тара, поступившей приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания. Пустая тара возвращается поставщикам или тарособирающим организациям, базам. Возврат тары оформляется накладными, которые являются документами для расчетов за возвращенную тару.
Кроме складского организуется учет продуктов питания и в пищеблоках. Ежедневно старшие медицинские сестры отделений представляют диетсестра пищеблока учреждения данные о наличии больных, которые питаются, по состоянию на 9 часов текущего дня, с разбивкой больных с диетстоламы. Диетсестра пищеблока составляет сводные данные о наличие больных в целом по больнице с разбивкой по диетстоламы и сверяет эти данные По данным медицинской статистики и приемного отделения.
Ежедневно на основании сводных данных о наличии больных, которые питаются, и утвержденных норм питания диетсестра пищеблока составляет для следующего дня меню-раскладку, а за незначительного количества диетстолив - меню-требование.
В меню-раскладках (меню-требованиях) определяется количество продуктов, необходимых для приготовления всей порции каждого блюда. Получение продуктов питания со склада (кладовой) для пищеблока осуществляется по требованию на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) или меню-требования.
Закладування продуктов питания в котел производится шеф-поваром в присутствии диетврачи (диетсестры). Периодически закладування продуктов питания в котел и выход готовых блюд контролируется администрацией совместно с общественными организациями.
В бухгалтерии учет поступления продуктов питания ведется в накопительной сведения о поступлении продуктов питания ф. № 300. Ведомость составляется в разрезе материально ответственных лиц на основании первичных документов в количественном и суммарном выражении и является основой для заполнения мемориального ордера № 11 - сведения накопительных ведомостей по поступлению продуктов питания № 398.
Учет расходования продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходования продуктов питания ф. № 399 в разрезе материально ответственных человек. Запись в ведомость осуществляется на основании меню-требования, других документов. Ведомость является основанием для составления мемориального ордера № 12 - сведения накопительных ведомостей по расходованию продуктов питания ф. № 411.
Синтетический учет наличия и движения продуктов питания ведется на активном субсчете № 232 «Продукты питания». Основные бухгалтерские проводки по учету продуктов питания приведены в табл. 6.4.
Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сорту, количеству, стоимости и материально ответственными лицами в сортовых оборотных ведомостях ф. № М-44. записи в выполняемые на основании накопительных сведений ф. № 300 и 399.
Не менее одного раза в квартал проводится инвентаризация продуктов питания.
В условиях применения-ЭВМ состоит машинограма «Ведомость поступления продуктов питания »,« Ведомость расходования продуктов питания »,« Сортовая оборотная ведомость », мемориальные ордера № 11 и 12.