Что такое топливная карта?

Раньше юридические и физические лица для своего удобства и контроля над расходом топлива успешно пользовались талонами, которые имели ряд характерных особенностей:

  1. Каждый талон имел определенные ограниченные пределы количества топлива.
  2. При заправке происходила минусовка заправленного количества бензина.
  3. Остаточная величина количества топлива отражалась на самом талоне.

В настоящий момент талоны используются для одноразовых заправок.

Мир современных технологий не стоит на месте и постоянно развивается. В результате чего были созданы топливные карты, которые очень удобны в использовании по ряду причин:

  • Хранение информации обеспечивается в электронном виде на специальном встроенном в карту чипе.
  • Карта позволяет в любой момент моментально получить информацию :

— об использованном количестве топливе;

— о времени залития.

  • Оформление карты доступно для всех физических и юридических лиц.

Топливные карты бывают двух типов:

  1. Лимитированные. На карту вносится определенное количество топлива, которое может быть выдано пользователю в ограниченном количестве на определенный период времени, на день, неделю или месяц.
  2. Нелимитированные. На карту также вносится определенное количество топлива. Однако, пользователем может быть приобретено и использовано безлимитное количество определенного вида топлива, согласно договорным соглашениям со специализированным сервисом.

Как получить карту?

Для получения карты необходимо:

1. Пройти регистрацию электронного кошелька в нефтяной компании.

2. Зарегистрировать личный кабинет в системе.

3. Оформить определенные договорные условия:

3.1. Зафиксировать литражный лимит топлива.
3.2. Закрепить карту за определенным автотранспортным средством.
3.3. В договоре оговорить марку бензина, которым можно будет заправляться по карте.

4. Произвести пополнение счета путем банковского перевода на расчетный счет компании – поставщика топлива.

Нюансы оформления заключаются:

  1. В возможности привязать топливную карту к конкретному автотранспортному средству с определенными номерными знаками. Заправить другой автомобиль такой картой просто не получится. Такие условия обслуживания удобно оформлять по следующей причине: в случае воровства или потери ее, другой пользователь не сможет ею воспользоваться.
  2. В карте указывается тип топлива , к примеру: бензин А – 92, или А-95, газ или солярка, которым можно заправлять машину.

Преимущества использования карты заключаются:

  1. В скорости обслуживания.
  2. В контроле над расходами на топливо.
  3. При оформлении большего лимита на карту, сервис предоставляет дополнительные скидки.
  4. Все средства на карте можно использовать полностью.
  5. Автотранспортное средство заправляется на такое количество бензина или газа, сколько средств на него было снято с топливной карты, и не больше, и не меньше.
  6. Водителям, находящимся на службе у юридических лиц отпадает необходимость отчитываться по чекам в бухгалтерии.
  7. В бухгалтерии упрощаются учетные процедуры по причине нахождения всей информации в личном кабинете пользователя. Эта информация автоматически переходит в данные расчетной специализированной бухгалтерской программы.

Нюансы пользования картой:

  1. У каждой заправочной сети свои условия обслуживания пользователей топливных карт.
  2. Для пользователей топливных карт выделяются определенные дни недели и часы для возможности заправки.

Топливные карты выгодно оформлять:

  1. Крупным автотранспортным предприятиям.
  2. Службам такси.
  3. Юридическим лицам , имеющим на балансе предприятия автотранспортный парк в достаточном количестве.
  4. Физическим особам предпринимателям , если наемные работники пользуются автотранспортными средствами.
  5. Частным лицам , для распределения личной статьи расходов, относящихся к затратам на приобретение топлива.

Учет самой топливной карты

Топливные карты без учета стоимости горюче-смазочных материалов относятся к материально-производственным затратам по их фактической себестоимости.



Эти затраты относятся к статье расходов на приобретение по обычным видам деятельности:

  • сырья;
  • товаров;
  • различных материалов.

Учет стоимости топливной карты происходит на счете «Прочие расходы» на основании товарной накладной.

На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива.

Учет выдачи топливных карт

Учет выдачи топливных карт не отражается на бухгалтерском счете, не осуществляется никаких проводок, поскольку водитель не получает в пользование денежных средств.

Учет выдачи карт ведется при помощи специального журнала. Форма его утверждается на предприятии и должна содержать обязательные графы:

  • модель и государственный регистрационный номер , закрепленного по приказу предприятия автотранспортного средства за работником;
  • фамилия, имя и отчество водителя с его подписью;
  • число, месяц и год получения карты водителем;
  • число, месяц и год возвращения карты.

Налогообложение расходов на приобретение карты

В приказе по учетной политике предприятия должно быть указано, какой из видов расходов учитывается при приобретении топливной карты. Это могут быть:

  • материально-производственные расходы;
  • автотранспортные расходы на содержание;
  • прочие производственные расходы, которые относятся к производству и реализации.

Условия, при которых налог на добавленную стоимость принимается к вычету:

  • топливная карта приобретена по представленному и оплаченному счету-фактуре;
  • при помощи топливной карты совершаются торговые операции, стоимость которых облагается налогом на добавочную стоимость;
  • после выполнения требований двух предыдущих пунктов карта принята бухгалтерией на учет.

Бухгалтерский учет расходов на топливо



Топливо относится к горюче-смазочным материалам, которые обладают двумя характеристиками, которые редко совпадают:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Документальным доказательства расхода топлива на предприятия являются путевые листы.
В путевых листах предоставляется информация:

  • пробег автомобиля;
  • марка и номер автотранспортного средства;
  • количество топлива , выданного по топливной карте;
  • остаточное количество топлива при выезде на линии и возвращении на предприятие;
  • сопоставление фактического и нормативного расхода топлива;
  • выводы об экономии или перерасходе топлива.

Налогообложение расходов на топливо

Транспортный налог относится к разряду местных, и по этой причине местные власти могут менять по своему желанию:

  • порядок его расчета;
  • размер мощности автомобиля, на которые распространяется налог с определенной ставкой;
  • ставка налога.

В настоящий момент налог на топливо входит в статью автотранспортных налогов и его величина зависит только от мощности двигателя автомобиля.

Идея оплаты транспортного налога по европейскому образцу, где его стоимость входит в цену топлива, возникла в правительстве еще в 2010 году.

Такой принцип налогообложения имеет множество преимуществ:

  1. Налог оплачивается теми лицами, которые реально пользуются автомобилем.
  2. Если машина стоит в гараже и на ней не ездят , и, соответственно, не заправляют, то налог платить не нужно.
  3. Упрощение учета налоговых органов. Вести учет ограниченного количества заправочных пунктов легче, чем многомиллионную толпу автовладельцев.
  4. Автомобильным владельцам не нужно подавать декларации, следить за сроками их подачи, все эти вопросы ложатся на плечи автомобильных заправок.

Последствия использования нового стиля налогообложения

  1. Чем меньше ездит водитель, тем меньше платит налогов. Сумма налога зависит от количества потраченного бензина собственником автомобиля. Отныне налог не будет равен для тех, кто не ездит совсем, и для тех кто постоянно находится в дороге.
  2. Сокращение работников налоговых органов , тем самым экономия государственного бюджета.
  3. Сохранение льгот для тех категорий населения, которым они положены.
  4. План при старом стиле налогообложения выполняется работниками налоговой инспекции в направлении пополнения государственного бюджета на пятьдесят процентов. Введение нового стиля предполагает увеличение количества налогоплательщиков.
    .

Организации, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Как правильно и легко организовать учет топлива и избежать выдачи денежных средств на него в подотчет?

Ответом на это вопрос является приобретение топливных карт. Они позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене, и на какую сумму приобретались ГСМ. Спрос на них растет, поэтому организации все чаще сталкиваются с необходимостью правильно организовать учет топливных карт.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) топливной компании или АЗС является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов. Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество товара (ГСМ).

Топливные карты бывают:

— нелимитированные – на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое оно есть на карте;

— лимитированные – также на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода.

Для изменения лимитов карта переформатируется путем подачи заявки в офис поставщика топлива, в котором указываются новые величины лимитов.

Как получить карту?

Обычно техническое обеспечение расчетов с помощью топливных карт производит процессинговый центр, который является центральным пунктом сбора информации по всем карточным терминалам АЗС.

Для приобретения топливных карт необходимо подать заявку и заключить договор с процессинговым центом на поставку топлива. В приложении к договору будет приведен список АЗС, на которых действует карта. При передаче карты составляется товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

По договору поставка ГСМ производится путем его выборки на автозаправочной станции поставщика. Выборку топлива можно начинать с даты получения карты, а датой поставки считается дата выборки топлива.

Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.

Топливная карта может передаваться покупателю за плату или же бесплатно на условиях возвратности. Это определяется в договоре.

Учет самой топливной карты

Поговорим о том, как ведется учет топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.

Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:

Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)

Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы (основание – бухгалтерская справка).

Учет выдачи топливных карт

Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:

— дата получения карты сотрудником;

— дата возвращения;

— марка машины;

— государственный регистрационный номер машины;

— ФИО и подпись водителя машины.

Налогообложение расходов на приобретение карты

В учетной политике закрепляется, по какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. Этом могут быть материальные расходы, расходы на содержание служебного транспорта, прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

НДС по картам принимается к вычету, когда:

— карта принята на учет;

— имеется счет-фактура;

— карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:

— товарную накладную на топливо;

— счет-фактуру;

— акт сверки взаимных расчетов;

— ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.

Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.

Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:

Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)

Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)

Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)

Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)

Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо

Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):

— быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);

— документально подтвержденными;

— производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда

— топливо принято на учет;

— имеется счет-фактура;

— топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.

Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

О том, как заполнять путевые листы, . А информацию о том, как нормируются расходы на топливо, . Если вы на УСН, то об учете расходов на топливо .

А как относитесь вы к возможностям расчетов по таким картам? А может, вы уже их используете? Насколько это удобно для вас? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

В современном мире редкая организация обходится без автомобиля и связанных с ним расходов на горюче-смазочные материалы.

Компании могут учитывать в составе расходов расходы на горюче-смазочные материалы при использовании в своей деятельности автотранспорта:

  • имеющегося в собственности,
  • взятого в аренду,
  • полученного по договору лизинга и т.п.
Бухгалтерский и налоговый учет горюче-смазочных материалов имеет множество особенностей и нюансов, постоянно вызывающих все новые и новые вопросы.

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся:

1. Различные виды топлива:

  • дизельное топливо,
  • бензин,
  • керосин,
  • сжатый природный газ,
  • сжиженный нефтяной газ.
2. Смазочные материалы:
  • пластичные смазки,
  • специальные масла,
  • моторные масла,
  • трансмиссионные масла.
3. Специальные жидкости:
  • тормозные,
  • охлаждающие.
В бухгалтерском учете расходы, связанные с приобретением ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности, как материальные затраты в соответствии с п.7, п.8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Учет ГСМ осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01.

Порядок учета расходов на ГСМ для целей налогового учета по налогу на прибыль, при общей системе налогообложения (ОСНО), регламентируется 25 главой Налогового кодекса.

В статье будут рассмотрены нюансы учета расходов на ГСМ для целей бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль, а так же виды и порядок оформления путевого листа, подтверждающего данные расходы.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ГСМ

В соответствии с п.5 ПБУ 5/01, материально - производственные запасы (МПЗ) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Согласно п.6 ПБУ 5/01, фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и акцизов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:

  • суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;
  • суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;
  • таможенные пошлины;
  • невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;
  • вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;
  • затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию.
Обратите внимание: Общехозяйственные расходы не включаются в фактические затраты на приобретение МПЗ, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

В соответствии с п.14 ПБУ 5/01, МПЗ, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.

Бухгалтерский учет ГСМ ведется в суммовом и количественном выражении по видам ГСМ и местам нахождения и использования.

Автомобили заправляются на автозаправочных станциях, как за наличный расчет, так и по талонам или топливным картам (в этом случае оплата осуществляется в безналичном порядке).

Соответственно, оприходование ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основании:

  • авансовых отчетов подотчетных лиц,
  • накладных поставщиков ГСМ,
  • прочих аналогичных документов.
В соответствии с п.16 ПБУ5/01, оценка МПЗ при отпуске их в производство и ином выбытии, производится одним из следующих способов:
  • по себестоимости каждой единицы;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов (способ ФИФО).
Выбранный способ оценки МПЗ при их списании, организация должна закрепить в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Согласно п.18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место.

Списание ГСМ на затраты производится в размере фактически израсходованного количества ГСМ, которое зависит от километража, пройденного автомобилем.

Размер фактических расходов ГСМ рассчитывается исходя из:

  • установленных в организации норм расходов на топливо (количество литров на 100 км),
  • фактического километража, определяемого по показаниям спидометра.
При установлении норм расхода ГСМ можно использовать информацию, предоставляемую заводами-изготовителями в технической документации к автомобилю.

Для более точного определения нормы расходов ГСМ можно учесть условия эксплуатации автомобиля:

  • в городском цикле,
  • по загородным дорогам,
  • в зимнее время,
В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п.2 ст.9 закона 129-ФЗ).

Основным первичным документом для списания ГСМ на расходы служит путевой лист .

Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. №78 утверждены унифицированные формы путевых листов:

  • форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
  • форма №3спец «Путевой лист специального автомобиля»,
  • форма №4 «Путевой лист легкового такси»,
  • форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля»,
  • форма №4-П «Путевой лист грузового автомобиля»,
  • форма №6 «Путевой лист автобуса»,
  • форма №6спец «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Кроме того данным Постановлением утвержден так же «Журнал учета движения путевых листов» (форма №8).

Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008г. №152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В соответствии с п.2 Приказа №152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие:

  • легковые автомобили,
  • грузовые автомобили,
  • автобусы,
  • троллейбусы,
  • трамваи.
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п.3 Приказа №152):

1. Наименование и номер путевого листа.

2. Сведения о сроке действия путевого листа, включающие в себя дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

Если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока использования путевого листа.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие:

3.1. Для юридического лица:

  • наименование,
  • организационно-правовую форму,
  • местонахождение,
  • номер телефона.
3.2. Для ИП:
  • почтовый адрес,
  • номер телефона.
4. Сведения о транспортном средстве, включающие:

4.1. Тип транспортного средства:

  • легковой автомобиль,
  • грузовой автомобиль,
  • автобус,
  • троллейбус,
  • трамвай,
4.2. Модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется:
  • с автомобильным прицепом,
  • автомобильным полуприцепом,
  • так же модель автомобильного прицепа (полуприцепа).
4.3. Государственный регистрационный знак:
  • автомобиля,
  • прицепа (полуприцепа),
  • автобуса,
  • троллейбуса.
4.4. Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

4.5. Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

5. Сведения о водителе, включающие:

  • ФИО водителя,
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
В соответствии с п.8 Приказа №152, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности организации.

Обратите внимание: Некорректное заполнение путевого листа и недостаточность данных, необходимых для расчета расходов ГСМ, может повлечь за собой искажение учета этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Согласно п.10 Приказа №152, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

При этом, если в течение срока действия путевого листа, автомобиль используется несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п.11 Приказа №152).

Обратите внимание: Оформленные путевые листы должны храниться организацией не менее пяти лет (п.18 Приказа №152).

ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ (ОСНО)

В налоговом учете организации расходы на ГСМ признаются в соответствии с главой 25 Налогового кодекса, в зависимости от назначения используемого транспорта:

  • либо в соответствии пп.5 п.1 ст.254 «Материальные расходы», как затраты на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели,
  • либо на основании пп.11 п.1 ст.264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией», как расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
Не смотря на то, что действующим законодательством не установлены какие либо нормы и ограничения на размер расходов ГСМ, расходы должны соответствовать критериям, указанным в ст.252 Налогового Кодекса, в частности должны быть обоснованы. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Так же в Письме Минфина №03-03-06/4/67 изложено следующее:

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенными в действие Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008г. №АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

В соответствии с п.6 указанных Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

Таким образом, если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.»

Необходимо отметить, что данное Письмо Минфина не единственное в своем роде. Точно такие же рекомендации Минфин давал в своих Письмах и ранее.

Например, в Письме от 04.09.2007г. №03-03-06/1/640 и в Письме от 14.01.2009г. №03-03-06/1/15.

При том, что организации не должны в обязательном порядке руководствоваться рекомендациями Минфина, следует учитывать, что подтверждение обоснованности расходов соответствует общей концепции Налогового кодекса.

Таким образом, любая компания, учитывающая расходы ГСМ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, должна разработать и закрепить в учетной политике для целей налогового учета методологию определения расходов на ГСМ, подтверждающую их обоснованность.

При этом, если отклонение норм расходов ГСМ, установленных компанией, будет сильно отличаться (в большую сторону) от норм, установленных Минтрансом, в части этих расходов возникает налоговый риск по налогу на прибыль.

Ведь каждое транспортное средство имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует тот или иной автомобиль при эксплуатации.

При проведении выездной налоговой проверки таким компаниям, с большой вероятностью, придется отстаивать свою позицию в суде.

Следует учитывать, что в настоящее время есть судебная практика по данному вопросу, поддерживающая налогоплательщиков.

Так, Определением ВАС РФ от 14.08.2008г. №9586/08, оставлены без изменений следующие выводы судов:

«Исследовав и оценив представленные доказательства по эпизоду, связанному с приобретением обществом горюче-смазочных материалов, суды, руководствуясь положениями статей 252, подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, сделали выводы о том, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, что произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов экономически обоснованы, документально подтверждены и правомерно включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а налог на добавленную стоимость по приобретенным горюче-смазочным материалам обоснованно включен в состав налоговых вычетов в соответствии со статьями 169, 171, 172 Налогового кодекса.»

Кроме того, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20.02.2008г. по делу №А60-8917/07, суд пришел к выводу, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом РФ, является ошибочным, поскольку утвержденные нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не предназначены для регулирования налоговых отношений.

Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им порядке не утверждены нормы затрат на содержание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообложения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

Такой же вывод сделан и в Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/07-29, согласно которому Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом РФ, на которые ссылаются налоговые органы, носят рекомендательный характер.

Однако, не смотря на наличие положительной судебной практики, представляется разумным рекомендовать взвешенный и осмотрительный подход к признанию расходов на ГСМ в целях уменьшения налоговых рисков по налогу на прибыль организаций.

Эта страница, предназначена исключительно для бухгалтеров и содержит информацию о правильном учете топливных карт на предприятиях.

Учет самой топливной карты

Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета.

РАССМОТРИМ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ учета топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.

Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:

    Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)

    Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
    Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура)

    Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

  • Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы

Учет выдачи топливных карт

Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но, за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:

    дата получения карты сотрудником;

    дата возвращения;

    марка машины;

    государственный регистрационный номер машины;

    ФИО и подпись водителя машины

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:

    товарную накладную на топливо;

    счет-фактуру;

    акт сверки взаимных расчетов;

    Расшифровку (отчет) операций по картам.

В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.

Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.

Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:

    Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)

    Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)

    Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)

    Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)

    Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)

    Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).

Налогообложение расходов на топливо

Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):

    быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);

    документально подтвержденными;

    производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда

    топливо принято на учет;

    имеется счет-фактура;

    топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Плюсы использования топливных карт

Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.

Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

Учет ГСМ по топливной карте осуществляется по нескольким параметрам. Современная электронная система, позволяет предоставлять клиентам следующую информацию:

    Время заправки.

    Место получения топлива.

    Вид приобретенных ГСМ.

    Стоимость заправки.

    Размер полученной скидки.

При учете ГСМ по топливной карте все эти данные персонифицируются, исходя из индивидуального номера карточки. Такой подход дает возможность эффективно контролировать использование горюче-смазочных материалов водителями, исключить возможность манипуляций, которые неизбежно возникают при расчетах за топливо наличными. Данные учета ГСМ по топливной карте могут предоставляться клиенту в заранее оговоренный период времени. Пользуясь данной услугой, многие предприятия существенно увеличивают эффективность своей работы за счет оптимизации расходов на ГСМ.

Приобретение ГСМ по топливным картам становится все более популярным. Во-первых, организация уменьшает количество операций с наличными денежными средствами. Во-вторых, при покупке ГСМ по топливным картам стоимость бензина зачастую ниже розничных цен за счет оптовых объемов закупки. Как отразить такую операцию в бухгалтерском и налоговом учете, читайте в статье.

Принцип работы топливных карт

Топливные карты появились достаточно давно (в 1928 г.). Они стали прародителями пластиковых банковских карт. В те времена считывающие устройства были механическими, поэтому первые топливные карты были металлическими с причудливыми выемками и углублениями на поверхности.

Сейчас они внешне ничем не отличаются от обычных банковских карт и представляют собой смарт-карту с микросхемой (чипом), в которой заключена информация о владельце, видах и количестве разрешенного к отпуску топлива либо количестве денежных средств, возможных к использованию для приобретения ГСМ и сопутствующих услуг.

Эмитентом топливных карт, как правило, является процессинговый центр, обеспечивающий техническое функционирование системы расчетов с помощью топливных карт.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На лимитированной карте устанавливается суточный или месячный лимит приобретения ГСМ. По нелимитированной можно приобретать ГСМ без ограничений в размере остатка топлива на карте.

Чтобы начать приобретать горюче-смазочные материалы по топливным картам, организация должна заключить с эмитентом карты договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. В приложении к договору указывается список АЗС, где можно заправляться по топливной карте.

Расчеты за топливо осуществляются на условиях предоплаты. Организация перечисляет на расчетный счет топливной компании денежные средства в оплату определенного объема топлива. Этот предоплаченный объем топлива записывается на топливную карту. При заправке автомобилей на АЗС с карты списывается объем залитого в бак топлива, а водитель получает на руки чек, в котором указываются сведения о заправке.

По окончании месяца топливная компания выставляет организации счет-фактуру, накладную и отчет, в котором указываются номер топливной карты, дата, время и место заправки, количество приобретенного топлива, его марка и стоимость, остаток на топливной карте.

Бухгалтерский учет

Выдача топливной карты организации может быть платной и бесплатной. Если эмитент берет плату за выдачу карты, уплаченная сумма учитывается на счете 10 «Материалы». Это обусловлено тем, что к фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся затраты, непосредственно связанные с их приобретением (п. 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

Поскольку карта непосредственно связана с приобретаемым по ней топливом, ее стоимость отражается в составе затрат на его приобретение на субсчете 10-3 «Топливо».

Использовать для учета стоимости карты счет 97 «Расходы будущих периодов» нельзя, поскольку нарушается принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности (п. 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Исходя из этого принципа факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место. Но ведь организация не может заранее определить, в течение какого периода будет использоваться карта.

Бухгалтерские проводки по оприходованию и списанию топливной карты будут такие:

Дебет 60 Кредит 51

— перечислена предоплата за топливную карту;

Дебет 10-3 Кредит 60

- оприходована топливная карта;

Дебет 19-3 Кредит 60

- учтен «входной» НДС;

Дебет 68-2 Кредит 19-3

- принят к вычету НДС;

- списана на затраты стоимость топливной карты.

При выдаче топливной карты на руки водителю использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не нужно. Дело в том, что данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, а с выдачей карты работник не получает на руки никаких денежных средств. Все топливо, которым можно заправиться по карте, организация уже оплатила в безналичном порядке. При заправке по карте водитель просто забирает на автозаправочной станции нужное количество этого топлива. Таким образом, карта является просто техническим средством, с помощью которого осуществляется заправка. В силу этого топливная карта не считается денежным документом, поэтому ее нельзя учитывать на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса».

Поскольку денежных расчетов водитель не производит, он не должен составлять авансовый отчет. Но это не значит, что водитель не отчитывается по залитому в бак бензину.

На заправке водитель получает на руки чек, в котором указаны дата и количество залитого в бак топлива. Нужно обязать водителей прикладывать эти чеки к сдаваемым в бухгалтерию путевым листам. Это необходимо, во-первых, для документального подтверждения списания расходов на топливо, а во-вторых, для сверки взаиморасчетов с топливной компанией. Ведь в случае возникновения разногласий всегда можно сверить данные о заправках по отчету топливной компании и чекам, выданным на заправке.

Кроме того, чеки позволят контролировать водителей.

Например, когда количество залитого бензина по чекам превышает объем бензина, необходимого для осуществления поездок, перечисленных в путевом листе, у организации есть все основания заподозрить водителя в расходовании бензина в личных целях. И если по результатам проведенной проверки эти подозрения подтвердятся, организация вправе взыскать стоимость потребленного в личных целях топлива с водителя.

В учете подобная операция отражается так:

Дебет 94 Кредит 10-3

- учтена недостача топлива;

Дебет 73-2 Кредит 94

- учтена стоимость бензина, подлежащего взысканию с водителя;

Дебет 70 Кредит 73-2

- удержана недостача из зарплаты водителя.

Для контроля за движением топливных карт целесообразно вести ведомость учета приема и выдачи топливных карт и фиксировать в ней реквизиты топливной карты, дату ее выдачи (возврата), ФИО водителей.

Приобретение топлива по транспортной карте отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

- перечислена предоплата за ГСМ топливной компании;

Дебет 10-3 Кредит 60

- оприходованы ГСМ;

Дебет 19 Кредит 60

- учтен НДС по оприходованным ГСМ;

Дебет 68-2 Кредит 19

- принят к вычету НДС по оприходованным ГСМ;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

- списаны ГСМ на затраты.

Поскольку документы от топливной компании поступают только в конце месяца, целесообразно в графике документооборота предусмотреть обязанность водителей представлять в бухгалтерию путевые листы с приложенными к ним чеками АЗС один раз в конце месяца. В этом случае проводки по оприходованию и списанию ГСМ на расходы делаются только раз в месяц. Это наиболее оптимальный способ отражения операций, соответствующий требованию рациональности ведения бухгалтерского учета.

Если графиком документооборота предусмотрена более частая периодичность представления в бухгалтерию путевых листов с чеками АЗС, оприходовать горюче-смазочные материалы нужно по схеме неотфактурованных поставок (ведь документов поставщика (топливной компании) еще нет).

Чек АЗС не дает информации о точной стоимости ГСМ. Он лишь удостоверяет, сколько литров какого топлива было залито в бак автомобиля. Поэтому организация вынуждена учитывать топливо по учетным ценам, а после получения первичных документов от поставщика вносить корректирующие записи. Таким образом, трудоемкость отражения операции в бухгалтерском учете возрастает.

пример

Согласно представленным в бухгалтерию чекам АЗС водитель по топливной карте заправил 100 л бензина марки Аи-95. Это количество было полностью израсходовано на служебные поездки, что подтверждено путевыми листами. Документы от топливной компании на момент отчета водителя получены не были.

Бухгалтер на основании представленных путевых листов и чеков АЗС приходует бензин по учетным ценам. В качестве учетной принята розничная цена бензина Aи-95 - 25 руб. за литр.

На момент представления в бухгалтерию путевых листов с чеками АЗС делаются проводки:

Дебет 10-3 Кредит 60

- 2500 руб. - оприходован бензин по учетной цене;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

- 2500 руб. - списан бензин на затраты.

В конце месяца были получены документы от топливной компании (в том числе счет-фактура), из которых следует, что стоимость 100 л учтенного по учетным ценам бензина составила 2400,12 руб. (в том числе НДС 366,12 руб.). То есть фактическая себестоимость бензина - 2034 руб., а не 2500 руб.

Бухгалтер должен сделать корректирующие проводки на разницу между учетной и фактической себестоимостями бензина (2500 руб. - 2034 руб. = 466 руб.):

Дебет 10-3 Кредит 60

- 466 руб. - сторно: откорректирована стоимость бензина;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 10-3

- 466 руб. - сторно: откорректированы затраты.

Поскольку от поставщика получен счет-фактура, а бензин оприходован, бухгалтер делает проводки:

Дебет 19-3 Кредит 60

- 366,12 руб. - учтен НДС по оприходованному бензину;

Дебет 68-2 Кредит 19-3

- 366,12 руб. - принят к вычету НДС.

справка Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, которые поступили в организацию и на которые отсутствуют расчетные документы (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н)

Налоговый учет

Для целей исчисления налога на прибыль организаций стоимость топливной карты учитывается в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на приобретение ГСМ по топливной карте отражаются в составе расходов на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным основанием для признания расходов на приобретение ГСМ служит путевой лист.

Унифицированная форма путевого листа утверждена постановлением Гос­комстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Однако эту форму обязаны применять только автотранспортные организации.

Организации, не являющиеся автотранспортными, вправе составлять путевой лист с любой периодичностью по самостоятельно разработанной форме (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). Однако финансовое ведомство в письме от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 обращает внимание, что самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Кроме того, в путевом листе указываются конкретные маршруты следования автомобиля. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования, по мнению финансистов, не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях и соответственно не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

В отношении обязательности указания в путевом листе конкретных маршрутов следования судебная практика противоречива. Одни суды поддерживают позицию Минфина России (постановления ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006 и Волго-Вятского округа от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37), другие считают, что для подтверждения расходов на ГСМ место следования автомобиля указывать не обязательно (постановления ФАС Московского округа от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10 и Северо-Западного округа от 06.07.2009 № А56-50333/2008).

При учете затрат на покупку топлива в расходах необходимо руководствоваться нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (письма Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61 и от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6). Если для определенной марки автомобиля отсутствуют утвержденные нормы расхода топлива, налогоплательщик, по мнению специалистов главного финансового ведомства, при определении размера расходов на ГСМ должен руководствоваться технической документацией завода-изготовителя (письмо Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

На наш взгляд, организация имеет право учитывать расходы на приобретение горюче-смазочных материалов в размере фактически произведенных затрат. Ведь нормирование расходов на приобретение ГСМ Налоговым кодексом РФ в целях налогообложения прибыли не предусмотрено. Данная позиция подтверждается судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 № КА-А41/9866-07 и Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29).

Можно также порекомендовать организации установить собственные нормативы расхода топлива на основании фактических данных о расходе с учетом конкретных условий эксплуатации и технической документации изготовителя и закрепить их в учетной политике для целей налогообложения. В этом случае расходы будут считаться экономически обоснованными.

справка

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152)