Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк.

При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда.

Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001г. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами"). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб.

Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации. К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие :

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты.

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен.

3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами.

5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

1.9. Учет денежных средств на счете 50 "Касса".

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса". К нему могут быть открыты следующие субсчета :

а) 50.1 - Касса организации. Применяется для учета денежных средств в кассе. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. Иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (долларах, евро и т. д.). В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осуществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.

б)50.2 - Операционная касса. Используется организациями, в составе которых имеются обособленные структурные подразделения (кассы товарных контор, остановочных пунктов, судов, билетные кассы портов, вокзалов, кассы отделений связи). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

в)50.3 - Денежные документы. Используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет об их движении. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и кому выданы денежные документы и на какую сумму. К денежным документам не относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 "Нематериальные активы"), ценные бумаги (учитываются на счете 58 "Финансовые вложения"), бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности"), выкупленные у акционеров акции (счет 81 "Собственные акции (доли)").

Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний. » (Методические указания).

Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241 – 244 Трудового кодекса РФ).

Когда процедура обязательна

Инвентаризация денежных средств в кассе производится:

  • перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
  • перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
  • если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
  • если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
  • если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).

В остальных случаях инвентаризация кассы (2017) осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов

Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:

  • сроки проведения;
  • место проведения;
  • участки и объекты, которые будут проверены;
  • состав инвентаризационной комиссии.

Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).

Следует помнить, что любое решение - либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы - должно быть закреплено в учетной политике.

Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.

В ее состав обязательно включают:

  • представителей руководства организации;
  • бухгалтера;
  • других специалистов.

Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).

Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.

Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Образец заполнения приказа об инвентаризации кассы

Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.

Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.

Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.

  1. Экземпляр для бухгалтерии.
  2. Экземпляр для прежнего МОЛ.
  3. Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.

Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.

Проведение инвентаризации денежных средств в кассе в 2018 году

Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе - обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:

  • проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
  • проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
  • выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
  • проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
  • проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: → Договор о материальной ответственности кассира (образец) в 2018

Регламент инвентаризации, нормативные документы, сроки

Инвентаризируя кассу фирмы, следует руководствоваться нормативными документами, регламентирующими данную процедуру. Удостоверьтесь, что проводимая инвентаризация осуществляется в соответствие с положениями ФЗ-402 «О бухучете» и приказа Минфина № 34н. Однако, основным документом, на который следует опираться при инвентаризации кассы, является Методология, утвержденная приказом Минфина №49. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО на УСН в 2018»

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:

  • ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
  • в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
  • инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
  • в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

  • дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
  • состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
  • документ, утверждающий результаты проверки (см. → акт по форме ИНВ-15).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

  • все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
  • денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
  • наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

В случае, если на момент начала проверки кассир не передал в бухгалтерию часть приходных или расходных ордеров, то их следует подать контролерам для проверки. Также кассир обязан передать проверяющим документ, отражающий информацию об остатках денег и документов в кассе (оборотно-сальдовая ведомость). Читайте также: → бухгалтерские оборотные ведомости (построение и назначение)

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

  • сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
  • выявлен излишек денег;
  • обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

  1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
  2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
  3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
  4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

  • членов комиссии, утверждающих акт;
  • МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
  • руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Выявленный излишек средств относится в счет прочих доходов компании: Дт 50 Кт 51. Что касается недостачи, то их сумма может быть покрыта как за счет виновного сотрудника, так и за счет средств организации. Читайте также статью: → «Нужен ли кассовый аппарат для ЕНВД в 2018»

Инвентаризация кассы

С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы - в статье.

Цель проведения инвентаризации кассы - проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы - плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание - п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание - п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание - п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание - п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание - п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 - Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 - Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 - Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 - Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе - это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова ,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования - экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Самое полное руководство по инвентаризации кассы

Законом РФ предусмотрена процедура описи наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП). И если есть касса - инвентаризации быть. Выясним, как правильно проводить ревизию наличных денег в кассе и какими документами оформлять её результаты.

Основные положения об инвентаризации кассы организации

Инвентаризация наличных денег в кассе проводится обязательно. Вопрос касается сроков. В одних случаях сроки проведения зафиксированы в локальных документах. Такая инвентаризация считается плановой, проводится по графику в удобные сроки (раз в неделю, месяц, год и т. д.). Внеплановая опись может начаться внезапно: по мере срочной необходимости. Эти моменты прописаны в Приказе Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (Инструкция № 157н).

Как часто проводить ревизию денежной наличности

Что в кассе заслуживает пристального интереса проверяющих? Во-первых, это наличные деньги. У разных субъектов хозяйствования сумма в кассе отличается. Однако все деньги должны находиться на строгом учёте. Во-вторых, это ценные бумаги и бланки строгой отчётности.

Помимо промежуточных контрольных сверок результатов по кассе, выделяют обязательные (согласно методическим указаниям под номером 49 от 13.07.1995 с изменениями и дополнениями. Актуально в 2017 году).

  • При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
  • Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
  • При смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел).
  • При установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей.
  • В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
  • При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Кто может проверять соблюдение кассовой дисциплины

К проведению описи допускаются все заинтересованные лица, документально перечисленные в приказе руководителя. К ним могут относиться представители бухгалтерской службы, начальники отделов. И, конечно, сам руководитель. Ведь законность ведения кассовых операций, их точность и легальность - вот основные моменты финансового контроля в организации (ИП).

Обратите внимание: материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, поскольку не может проверять само себя. МОЛ только присутствует при инвентаризации.

Порядок проведения ревизии наличных

Проверка наличных денег в кассе предприятия (ИП) предполагает чёткий алгоритм действий. В том числе при оформлении сопроводительных документов.

В первую очередь, принимается решение (плановое или по обстоятельствам) о проведении описи. Чтобы приступить к инвентаризации, необходимо действовать по приведённому ниже плану.

  1. Приказ руководителя или лица, его замещающего. Приказом утверждается состав комиссии, которая непосредственно проводит опись денег в кассе. Все члены комиссии знакомятся с приказом под подпись.
  2. Вместо приказа руководителя о проведении описи может выступать решение учредителя или протокол собрания собственников. Эти документы обладают полноценной юридической силой в решении вопросов такого плана. К тому же вакансия руководителя не всегда бывает закрыта.
  3. В кассе организации помимо денег хранятся ещё и ценные бумаги, в том числе бланки строгой отчётности. Их необходимо сдать в бухгалтерскую службу под расписку. В этой же расписке указываются сведения о том, что сумма наличных денег в кассе полностью подтверждена соответствующими документами (чеками, квитанциями, талонами, актами).
  4. Проведение процедуры инвентаризации. Происходит сопоставление данных, указанных в подтверждающих документах, с наличной суммой в кассе. В идеале всё должно совпасть.
  5. Заполнение бланка ИНВ-15. Подписи членов комиссии и материально ответственного лица - обязательны.
  6. Доведение до сведения руководства результатов описи.
  7. Один бланк ИНВ-15 передаётся в бухгалтерскую службу, второй вручается лицу, ответственному за сохранность денег в кассе.

Как оформить документы при инвентаризации кассы

Бланк по форме ИНВ-15 используется для отображения результатов описи денег в кассе.

Правила оформления ИНВ-15

Если ревизия кассы плановая, то чистых бланков понадобится 2 экземпляра (для бухгалтерии и материально ответственного лица). В случае внеплановой проверки - 3 экземпляра. Бланки обязательно должны быть в наличии.

При проведении инвентаризации все кассовые операции приостанавливаются.

Все члены комиссии, перечисленные в приказе, обязательно должны присутствовать при описи.

Все записи в бланке ИНВ-15 делаются без помарок и подчисток. Если необходимо внести изменения в бланк описи, они согласовываются всеми членов комиссии. Пример заполнения первой страницы бланка приведён ниже.

В бланке ИНВ-15 при заполнении выделяют 3 блока. Первый - сведения об организации, второй - опись данных при инвентаризации, третий - заполнение объяснительной записки.

Заполнение оборотной стороны бланка ИНВ-15 заключается в изложении причин, вызвавших недостачи или излишки. Если сумма денег в кассе совпадает с данными бухгалтерского учёта, соответствующий раздел остаётся пустым.

Как должен оформляться приказ

Руководитель издаёт приказ о проведении описи денег в кассы. Форма приказа ИНВ-22. На основании утверждённого приказа комиссия получает доступ к автоматизированному рабочему месту ответственного лица. В том числе к сведению принимаются все документы на бумажном носителе (приходные и расходные ордера, кассовая книга).

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают имеющиеся в кассе наличные деньги и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть ПКО и РКО, которые не внесены в кассовую книгу в течение дня, то отражённые в них суммы берутся в расчёт.

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».

Бланк приказа о проведении пересчёта денег в кассе приведён ниже.

Образец заполнения сличительной ведомости

Отдельной ведомости сверки при ревизии наличности в кассе законом РФ не предусмотрено. Все записи такого плана делаются в заполняемом при инвентаризации бланке ИНВ-15. Форма этого бланка поделена на три блока.

В первый блок вносятся сведения организационного типа: наименование организации, данные приказа об инвентаризации. А вот второй блок бланка уже содержит сведения о результатах сверки. Итог получают путём сопоставления полученной суммы при подсчёте с данными бухгалтерского учёта. Если имеются расхождения, то указывается сумма разницы.

Третий блок бланка ИНВ-15 заполняется в том случае, когда обнаружена разница между фактической суммой и данными бухгалтерии. Материально ответственное лицо пишет объяснительную записку, где поясняет причины случившегося.

На предприятии выявлены нарушения: какая работа должна проводиться в этом случае

Типичные просчёты, выявляемые при описи денежных средств, делятся на три группы.

  1. Нарушение установленного лимита остатка денег в кассе.
  2. Ошибки и нарушения при заполнении приходных и расходных ордеров.
  3. Излишек или недостача денег.

С итогами описи руководитель, или лицо его заменяющее, знакомится лично. Затем принимается решение, как поступить с виновным лицом. Это решение заносится в бланк ИНВ-15.

Срок хранения актов

Надо ответить, что все бланки по инвентаризации кассы хранятся до момента проверки налоговыми службами. Часто опись кассы проводится с участием представителей налоговой службы. В этом случае (при выявленных нарушениях) налоговики указывают в бланке ИНВ-15 свои меры наказания. Это, конечно же, штрафы.

Не стоит забывать об обязательном проставлении всех подписей на документах.

Работа для бухгалтера: проводки

Во время инвентаризации выявляются как излишек, так и недостача средств. Все эти нарушения придётся отлаживать бухгалтерской службе предприятия (ИП). В приказе Минфина РФ 34-н от 29 июля 1998 (с изменениями и дополнениями, актуально в 2017 году) указано, как это правильно сделать.

По правилам бухучёта нарушения, выявленные при описи кассы, делятся на три вида.

Как должны списываться излишки

Их приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П установлен новый порядок ведения кассовых операций. Согласно этому порядку руководитель организации (индивидуальный предприниматель) распорядительным документом должен самостоятельно утвердить некоторые нормы кассовой дисциплины, на которые прямо указано в Положении № 373-П. Предлагаем читателям примерный образец такого приказа (распоряжения, решения и т.п.).

Образец приказа для юридического лица

Приказ

№ ___ дата ___________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место бухгалтера-кассира в кабинете № 401, расположенном по месту нахождения исполнительного органа ООО «Альфа» по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____.

3. Поручить ведение кассовых операций бухгалтеру-кассиру Ивановой М.И. в соответствии с ее должностной инструкцией. 1

4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И.

5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.

6. Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.

8. Проводить ревизии кассы:

Периодические плановые – утром в первый рабочий день каждого месяца;

Внезапные – один раз в полгода;

При смене кассиров.

9. Определить местом хранения наличных денег – засыпной сейф в кабинете бухгалтера-кассира № 401. Сейф подлежит опечатыванию в конце рабочего дня в присутствии главного бухгалтера и охранника.

10. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечивается предоставлением бухгалтеру-кассиру служебного автомобиля и сопровождающего лица из сотрудников организации.

11. Настоящий приказ изготовлен в трех подлинных экземплярах, местом хранения которых являются:

1 экз. – в деле «Приказы»;

2 экз. – у главного бухгалтера;

3 экз. – у бухгалтера-кассира.

12. Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор _______________ Петров В.В.

1) Примечание. Ведение кассовых операций руководитель может возложить на себя. При наличии нескольких кассиров для ведения кассовых операций назначается старший кассир.

Образец решения для индивидуального предпринимателя, который сам ведет кассовые операции

Решение №___

дата ___________г. __________

На основании «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», утв. ЦБ РФ от 12.11.2011 № 373-П

ПРИНИМАЮ РЕШЕНИЕ:

1. Определить местом проведения кассовых операций: рабочее место, находящееся по адресу: г. _____, ул. _____, дом _____, офис _____.

2. Установить лимит остатка наличных денег согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

3. Ведение кассовых операций, получение и сдачу наличных денег на расчетный счет в банке, обязанности по оформлению кассовых операций возлагаю на себя.

4. Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.

5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала. 2

6. Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.

7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично.

8. Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения.

Индивидуальный предприниматель _______________ Петров В.В.

Примечания.

1) При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.

2) Можно установить иной срок проведения ревизии кассы.

Расчет лимита при наличии выручки

Приложение № 1

на 2012 год

2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.

3. Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней.

4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000: 65 х 7).

Расчет лимита при отсутствии выручки

Приложение № 1

к приказу (решению) №___ от _____

Расчет лимита остатка наличных денег

на 2012 год

1. Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней.

2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей.

3. Период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку: 7 рабочих дней.

4. Лимит остатка наличных денег: 88 361 рублей (820 500: 65 х 7).

Обратите внимание! Можно назвать, например, "Расчет лимита остатка наличных денег на 1 квартал 2012 года". Но, главное, не забыть потом устанавливать лимит на следующие кварталы.

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

«Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации» Инструкция Центрального Банка России «О порядке ведения кассовых операций в РФ» от 22 сентября 1993 г., разд. 3 п.31 // Система Консультант Плюс.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Инвентаризация кассы

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом, может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств и их учетными данными. Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств является проведение инвентаризации. Она может быть проведена в соответствии с установленным в организации графиком (плановая) и может быть внеплановой.

Порядок проведения инвентаризации кассы и оформление ее результатов регламентируется Приказом Минфина России №49. Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально-ответственных лиц;

4) в случае стихийных бедствий, чрезвычайных случаях;

5) при установлении фактов хищений, злоупотреблении, порчи ценностей;

6) при ликвидации (реорганизации);

В отношении инвентаризации кассы определено, что она должна проводиться в соответствии с порядком ведения кассовых операций, которым определено, что кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить регулярные внезапные проверки с полным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Это необходимо отразить в учетной политике организации. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем организации. Перед проведением ревизии руководителем должен быть издан приказ. В нем указываются: состав комиссии и сроки проведения. Согласно методическим указаниям комиссии следует соблюсти организационные моменты:

1) необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

2) председателю комиссию необходимо завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «До инвентаризации (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации;

3) получить расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в комиссию. Удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

После этого приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества путем обязательного подсчета. Проверка производится при обязательном участии материально-ответственного лица.

При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных ведомостей и другие оправдательные документы.

Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана, а также подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую. В ходе инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами списанными с расчетного счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и должен стоять оттиск штампа «Оплачено» с указанием даты. Подчисток, исправлений в кассовых документах не должно быть. Комиссия также проверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм заработных плат, соответствие корреспонденции счетов по проведенной операции.

При подсчете фактического наличия пересчитывают как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки. Марки гос. пошлины, путевки в санатории, дома отдыха, авиабилеты и т.д.), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров. Результаты ревизии оформляются актом, который составляется не менее чем в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально-ответственного лица.

До начала ревизии у каждого материально-ответственного лица берется расписка. При смене материально-ответственного лица акт составляется в трех экземплярах. Поскольку на кассира возложена полная материальная ответственность за сохранность вверенных ему ценностей, возместить ущерб в полном размере он должен с наступлением следующих случаев:

1) недостача ценностей вверенных ему на основании договора;

2) умышленного причинения ущерба;

3) причинение ущерба в результате административного правонарушения;

4) причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения;

5) причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6)разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственная, служебная, коммерческая тайна);

7)причинение ущерба при неисполнении работником трудовых обязательств.

Выдача денег из кассы не подтверждается распиской получателя в РКО а оправдании остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Выявленная в ходе инвентаризация отражается: Д94 К50.

В соответствии с ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере ущерба. Сумма недостач денежных средств взыскивается в виновного работника: Д73/2 К94.

Д70 К73/2-удержано из заработной платы.

Д50 К73/2-недостача внесена в кассу.

Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию кассы ежемесячно. Сроки необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Руководитель издает отдельный приказ, в котором утверждается состав комиссии. Если о организации имеется контрольно-кассовая техника, с нее снимаются показания, затем их сверяют с суммой выручки, с данными кассовой ленты и денежными счетчиками.

Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках контрольно-кассовой техники должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе. Если комиссией были обнаружены недостачи или излишки, их необходимо занести в графы книги. По итогам проверки выясняются причины и составляется акт. Выявлен излишек в кассе: Д50 К91/1.

Проверка учета кассовых операций-обязательный компонент программ инвентаризации. Ее цель-выявить нарушение и злоупотребления в учете наличных денежных средств, не допустить ошибок и недостоверной информации. Контроль кассовых операций-проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдение законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета.

Основными документами, используемыми комиссией в ходу проверки кассовых операций являются:

1)РКО и ПКО;

2)кассовая книга, отчеты кассира;

3)журналы регистрации ПКО и РКО, выданных доверенностей, депонированных сумм;

4) платежные ведомости и т.д.

Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе производится комиссией при обязательном участии главного бухгалтера и кассира.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств.

Обеспечение сохранности денежных средств в кассе.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе несет кассир. Оформление его на работу производится после издания приказа руководителя, затем с ним заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с сем кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Договор о материальной ответственности составляется в двух экземплярах, один остается у кассира, второй передают в кадровую службу или в бухгалтерию.

В целях сохранности денежных средств все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Запрещается оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам или изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителя. При инвентаризации проводится их проверка.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации запрещается. Во время проверки проверяется лимит остатка наличных денег в кассе, превышение которого является грубейшим нарушением кассовой дисциплины и классифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

1) на должностных лиц- от 4000 до 5000 руб.

2) на юр. лиц-от 40000 до 50000 руб.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами важным моментом является соблюдение их предельного размера. В настоящее время, он составляет 100000 рублей. За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с:

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины»)