Инвентарная книга должна вестись в одном экземпляре.

Как сформировать инвентарную книгу в 1С 8.3

В 1С 8.3 при ОСНО и УСН Инвентарную карточку найти можно следующим образом: на панели разделов выбираем раздел ОС и НМА, далее выбираем подраздел Отчеты и переходим в отчет Инвентарная книга (ОС-6 б):

Открываем выбранный отчет, нажимаем кнопочку Сформировать:

Образец заполнения инвентарной книги по форме № ОС-6 б в 1С 8.3:

Разделы Инвентарной книги, в которых отражаются:

  • Наименование объекта ОС;
  • Его инвентарный номер;
  • Дата ;
  • Дата постановки на бух. учет;
  • Структурное подразделение;
  • Ответственное лицо;
  • Первоначальная стоимость ОС;
  • Срок полезного использования ОС;
  • Сумма начисленной амортизации:


  • Остаточная стоимость ОС;
  • Переоценка ОС;
  • Внутреннее перемещение, выбытие, списание ОС:

Полную инструкцию как правильно заполнить и оформить Инвентарную книгу в 1С 8.3 можно найти в этом же отчете. Для этого используется кнопочка Еще. При нажатии этой кнопки открывается дополнительное меню с функциями, при выборе которых можно дополнять, изменять саму табличку отчета с целью того, чтобы было удобно работать с ней.

Итак, выбираем функцию Справка:

Открываем ее и получаем инструкцию по формированию инвентарной книги:

Формировать инвентарную книгу в 1С 8.3 можно двумя способами. Для этого нужно на панели отчета открыть кнопку Выбрать настройки:

Выбрать конкретное подразделение:

Указать лицо, которое несет материальную ответственность по данному подразделению за сохранность ОС:

Формируем инвентарную книгу за нужный период (месяц, квартал, год):

Существует еще одна возможность заполнения инвентарной книги в 1С 8.3 – выбор лица, которое несет ответственность за информацию в данной книге:

Все персональные данные лица (ФИО), табельный номер фиксируются на титульном листе инвентарной книги:

Для того чтобы каждый раз не выполнять функцию Выбрать настройки существует в данном отчете функция – Сохранить настройки. Выбираем необходимую настройку и кнопкой Сохранить фиксируем нужную настройку в 1С 8.3:

Изучить особенности отражения операций по учету ОС в 1С 8.3 (основные документы, счета учета, формирование стоимости и начисление амортизации в БУ и НУ) можно на в модуле .

При вводе в эксплуатацию основного средства должен быть присвоен инвентарный номер. Какие здесь есть нюансы смотрите в нашем видео уроке:


Поставьте вашу оценку этой статье:

Бухгалтерский учет основных средств, имеющихся у компании и перемещающихся внутри ее структурных подразделений, должен вестись посредством оформления специальной инвентарной карточки.

В бухгалтерии такую карточку нужно завести в одном экземпляре, и в зависимости от количества объектов или типа самого предприятия меняется только форма, в которой она должна оформляться.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При этом действующее законодательство в этом вопросе регулярно терпит различные изменения, в связи с чем многие люди не знают о том, как должна оформляться карточка учета основных средств в 2019 году и в чем заключаются ее основные особенности.

Термины и назначение документа

Все вопросы, которые имеют отношение к ведению , предельно точно отражены в действующем законодательстве, но для того, чтобы правильно понимать и трактовать различные нормы, стоит рассмотреть основные требования, которые в них используются:

Основные средства Основные объекты, которые используются непосредственно во время изготовления продукции или постепенного получения доходов компанией, сохраняя при этом свою натуральную форму.
Первичная учетная документация Перечень бумаг, отражающих сведения по всевозможным банковским операциям. Оформляются такие документы непосредственно в момент проведения транзакции или какой-либо хозяйственной операции.
Процедура отражения данных о финансовой деятельности компании в специальных таблицах.
Налоговый учет Процедура отражения данных о финансовой деятельности компании, на основании которой рассчитываются суммы перечислений в бюджет.
Постепенное перенесение стоимости основных средств в производственные процессы, что отражается в соответствующих отчетах с использованием инвентарной карточки.

Само по себе ведение инвентарной карточки позволяет решить достаточно большое количество задач, включая:

  • упростить процедуру проведения анализа данных по основным средствам;
  • максимально быстро сформировать статистические данные;
  • упорядочить информацию.

При проведении всевозможных проверок сотрудники налоговых органов всегда уделяют отдельное внимание именно этим карточкам, поэтому алгоритм их заполнения должен быть изучен уполномоченными сотрудниками компании максимально подробно, так как при наличии ошибок на организацию может быть наложен крупный штраф.

Обязательные моменты

Оформление инвентарной карточки подчиняется определенным правилам, которые должно знать любое уполномоченное лицо, и в частности, это касается не только порядка оформления, но и содержания этого документа.

Главная информация в содержании

В бланк ОС-6 нужно обязательно занести данные о:

  • поступления основных средств;
  • перемещениях между внутренними структурными подразделениями;
  • ремонтных работах;
  • модернизации или реконструкции основных средств;
  • процедур повторной оценки стоимости;
  • списании или выбытии.

Пример формы ОС-6

В шапке документа нужно указать полное наименование организации, объекта основных средства, его месторасположение, а также коды по ОКУД, ОКОФ, и заводской номер. Помимо этого, указывается также дата принятия ОС и списания их с учета.

Основная часть документа включает в себя семь разделов-таблиц, и в момент принятия объекта к учету в нем заполняются следующие разделы:

Все остальные разделы должны оформляться уже в момент непосредственной эксплуатации данного объекта, и включают они в себя следующие данные:

Заполненный бланк должен быть обязательно подписан ответственным лицом.

Если в компании приняли решение о выбытии основных средств по тем или иным причинам, то в таком случае в соответствии с составленным актом на списание в инвентарной карточке нужно сделать специальную отметку. При этом инвентарные карточки по любым выбывшим объектам нужно хранить на протяжении срока, установленного руководителем организации (как минимум пять лет).

8 Составляется раздел №2 Указывается стартовая цена определенного объекта, а также его срок полезной эксплуатации в соответствии с паспортом 9 Составляется раздел №3 Этот шаг проводится только в том случае, если объект основных средств подвергается переоценке 10 Составляется раздел №4 Указывается информация о приеме основных средств, а также их дальнейшего перемещения 11 Составляется раздел №5 Этот шаг проводится только в том случае, если стартовая цена основных средств перетерпела определенные изменения 12 Составляется раздел №6 Указывается полный перечень сведений, которые относятся к расходам на проведение ремонта оборудования 13 Составляется раздел №7 Указывается краткая индивидуальная характеристика того или иного объекта 14 Ставится подпись лица, несущего ответственность за оформление и хранение этого документа Зачастую такую обязанность выполняет главный бухгалтер.

При этом стоит отметить, что даже если карта была оформлена в электронном виде, после этого нужно будет составить документ и в письменном формате в момент проведения тех или иных операций или же по их завершению, если раньше не представлялось такой возможности.

Как следует заполнять карточку учета основных средств

Стоит отметить несколько особенностей, которые характерны для процедуры заполнения формы учета основных средств:

  • Заполнять информацию об основных средствах на момент их передачи нужно только в том случае, если ранее они уже использовались, и вносить записи нужно в соответствии с документами основных средств. Если речь идет о новом оборудовании, этот пункт заполнять уже не обязательно.
  • При заполнении информации об ОС на момент их приема к бухгалтерскому учету указывается только стоимость приема этого объекта.
  • Переоценка предусматривает увеличение или уменьшение первоначальной стоимости объекта, а та цена, которая была изменена, после этого приобретает статус восстановительной. Помимо этого, также осуществляется переоценка начисленной амортизации.
  • Информация о приемке, списании и перемещении основных средств. Внесение записей осуществляется по порядку, то есть начиная с данных о поступлении ОС. В данном разделе нужно указывать данные на основании таких документов как акты приемы, передачи, списания и других бумаг.
  • Информация о корректировки стартовой стоимости основных средств представляет собой данные о расходах, необходимых для проведения капитального ремонта, корректировки или совершенствования, которые позволили увеличить стоимость основных средств. Указывается на основе данных, прописанных в форме ОС-3.
  • В тратах на ремонтные работы нужно указывать данные о том, какие средства были потрачены на проведение текущего ремонта, не влияющего на стоимость объекта и списывающихся на себестоимость изделия.
  • Индивидуальные показатели включают в себя любую информацию, которой характеризуется объект основных средств.

В конечном итоге, соответственно, подпись должен ставить тот, кто занимается оформлением этого документа и несет за него полную ответственность.

Ведение записей и начисления

По объектам основных средств начисление амортизации осуществляется в следующем порядке:

  • на объект недвижимости в момент принятия его к учету по факту проведения государственной регистрации прав собственности на объект недвижимости, предусмотренной действующим законодательством;
  • на имущество, имеющее стоимость менее 40000 рублей включительно, амортизация должна рассчитываться в виде 100% от общей балансовой стоимости объекта в момент его принятия к учету;
  • на имущество, имеющее стоимость более 40000 рублей амортизация должна начисляться в соответствии с нормами амортизации, рассчитанными ранее в установленном порядке.

Если же речь идет о движимом имуществе, то на него амортизацию нужно рассчитывать несколько иначе, а именно:

  • на объекты библиотечного фонда, имеющие стоимость менее 40000 рублей включительно, расчет амортизации проводится в виде 100% балансовой стоимости, которая была зарегистрирована на момент передачи объекта в эксплуатацию;
  • на объекты основных средств, имеющие стоимость более 40000 рублей, амортизацию нужно рассчитывать по принятым нормам амортизации;
  • на объекты основных средств, стоимость которых составляет менее 3000 рублей включительно (не считая объекты библиотечного фонда и нематериальные активы), амортизация не может рассчитываться;
  • на другие объекты основных средств, стоимость которых находится в пределах 3000-40000 рублей включительно расчет амортизации должен быть начислен в виде 100% балансовой цены, зарегистрированной на момент получения объекта в эксплуатацию.

Таким образом, правила расчета амортизации непосредственно зависят от того, к какому виду относится рассматриваемое имущество и какую оно имеет стоимость.

Принципы описи и хранения

Инвентарные карты основных средств относятся к категории документов первичной отчетности, в связи с чем на них распространяются обычные правила, и в частности, это относится к длительности хранений документации – не менее пяти лет. После того, как данный период времени истечет, документы должны быть утилизированы установленным путем.

Данное правило распространяется также на любые инвентарные карточки учета основных средств, но в некоторых случаях длительность хранения может быть несколько выше, и все здесь зависит от типа основных средств.

Обязательно раз в несколько лет должна проводиться опись инвентарных карточек, главной целью которой является регистрация инвентарных карт. За счет проведения данной процедуры обеспечивается подтверждения сохранности всей имеющейся документации, причем регистрация должна в обязательном порядке осуществляться в полном соответствии с информацией, прописанной в счетах бюджетов.

Нужно подавать обязательно, т.к. все реквизиты договоров, книг и счетов нуждаются в корректировке.

Инвентарная карточка учета основных средств необходима для учета наличия и всех движений объекта основных средств. В ней должна содержаться вся необходимая информация, например, его характеристики, перемещения, затраты и т. п.

Инвентарная карточка составляется по форме ОС-6, утвержденной постановлением Госкомстата №7 от21 января 2003 года.

Инвентарная карточка ОС-6

Рассмотрим пример составления инвентарной карточки в 1С 8.3 для легкового автомобиля KIA RIO, который является основным средством.

Первым делом перейдем в карточку справочника основных средств. Как представлено на рисунке ниже, здесь необходимо заполнить основные характеристики нашего автомобиля.

В самом низу формы находятся некоторые постоянные характеристики, которые мы указываем только один раз при поступлении данного автомобиля в нашу организацию. К ним относятся изготовитель, заводской номер, дата выпуска и прочие.

Конечно же, данные по бухгалтерскому и налоговому учету, а так же по амортизации хранятся в карточке автомобиля, но она не является их первоисточником. Вся подобная информация автоматически заполняется из первичных документов. В нашем случае после принятия к учету автомобиля KIA RIO.

Сам так же вносится в инвентарную карточку. Он относится к условно переменным данным, как и любой документ, где участвует наш автомобиль. Постоянными данными будут только данные, хранящиеся в самом справочнике основных средств. Это вполне логично, ведь документы отражают какие-либо изменения с привязкой к временной шкале.

Предположим, что наш автомобиль KIA RIO был перемещен с основного подразделения, где он был закреплен за Абрамовым Геннадием Сергеевичем на транспортный участок. Данная процедура отражается обычным перемещением основных средств. Данный документ так же будет отражаться в инвентарной карточке нашего автомобиля.

Мы заполнили некоторые исходные данные, которые должны попасть в инвентарную карточку и можем приступить к ее формированию. Распечатать инвентарную карточку в 1С 8.3 можно непосредственно из карточки справочника самого основного средства. В нашем случае это автомобиль KIA RIO. Отчет сформируется автоматически после нажатия на соответствующую кнопку, как показано на рисунке ниже.

Перед нами открылась полностью заполненная инвентаризационная карточка автомобиля KIO RIO, как для основного средства. В ней заполнились основные данные об автомобиле, а так же документы по принятию к учету и перемещению.

Впоследствии инвентарная карточка распечатывается и подписывается . Когда наш автомобиль будет списан, это действие так же будет отражено в карточке. После списания инвентарная карточка должна храниться на предприятии не менее пяти лет.

Инвентарная книга ОС-6б

В том случае, когда в вашей организации сравнительно небольшое количество основных средств, то разрешается не формировать на каждое свою инвентарную карточку, а сделать сводную. Она называется инвентарной книгой.

Найти данный отчет можно в разделе 1С «ОС и НМА».

Все данные представляются в виде таблицы, как показано на рисунке ниже.

Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.

ФАЙЛЫ

Перед тем как открыть карточку

Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.

Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).

Правила оформления документа

Инвентарная карточка объекта имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.

Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6

Заполнение шапки документа

В начало документа вписывают:

  • наименование компании–собственника объекта основных средств,
  • структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
  • номер инвентарной карточки,
  • дата ее составления,
  • название регистрируемого объекта.

Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:

  • номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
  • регистрационный номер паспорта,
  • заводской и инвентарный номера,
  • дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
  • номер счета (субсчета), по которому он проходит.

Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).

Заполнение таблиц сведений

Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.

Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.

Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.

Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.

В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.

Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.

Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6

В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.

Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).

Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.

В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.

В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).

«Карточка не открыта - не задан номер. Карточка не попадет в опись ф. 0504033»

В соответствии с Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г.: « К аждой инвентарной карточке должен быть присвоен номер» . Не путать с инвентарным номером объекта основных средств!

Начиная с версии БГУ 1.0.45 внесены следующие изменения:
«Необходимость ведения инвентарной карточки объекта НФА указывается явно при принятии объекта к учету. Для объектов капитальных вложений и объектов, инвентарная карточка для которых не открыта (объект не принят к учету) печатная форма 0504031 (0504032) - не формируется, в опись инвентарных карточек (ф. 0504033), такие объекты не включаются».

Если карточке не присвоен номер, она считается не открытой.
Записи в регистре сведений «Номера инвентарных карточек» формируются при проведении документов принятия к учету, если в них заполнен реквизит «Номер инвентарной карточки», или при проведении документа «Изменение данных ОС, НМА, НПА» (кликните по картинке чтобы увеличить).


Теперь в программе появилась возможность автоматически нумеровать инвентарные карточки. Сделать это можно в документе «Принятие к учету ОС и НМА».

Для того, чтобы активировать автоматическую нумерацию, необходимо открыть « » (меню Учреждение- Учетная политика- ОС, НМА, НПА):

Также есть возможность задать шаблон номера инвентарных карточек, указав в шаблоне необходимые параметры для формирования номера инвентарной карточки.

Номер инвентарной карточки может включать в себя код счета учета, ИФО, КФО, КПС и еще несколько реквизитов на выбор. В нашем примере , мы не будем устанавливать нумерацию по шаблону.

Перед тем, как устанавливать автоматическую нумерацию инвентарных карточек, рекомендуется проверить все ли инвентарные карточки в учете пронумерованы и корректны ли эти номера.

Для этого следует воспользоваться обработкой «Управление номерами инвентарных карточек». В нее можно зайти также из «Учетной политики» :


Эту обработку можно открыть и из «Меню - Основные средства, НМА, НПА - Работа с регистрами сведений по ОС - Управление номерами инвентарных карточек»:

Эта обработка предназначена для группового ввода номеров инвентарных карточек.

Данный помощник позволяет:

- отредактировать имеющиеся номера инвентарных карточек (изменить длину номеров, перенумеровать инвентарные карточки автоматически)

- пронумеровать инвентарные карточки для принятых к учету основных средств, по которым номера инвентарных карточек не заданы. Сначала проверим , есть ли в базе пронумерованные инвентарные карточки и корректны ли присвоенные номера. Для этого сформируем список , указав необходимые параметры:

Номера корректные, все одинаковой длины, т.е количество знаков в номере инвентарной карточки у всех основных средств одинаковое.

Уточню один момент: отбор в списке ОС сформирован по балансовым и забалансовым счетам.

Согласно п. 54 Приказа Минфина №157Н:
«Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках, открываемых на соответствующие объекты или группу объектов основных средств, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов движимого имущества стоимостью до 3000 рублей включительно , в разрезе материально ответственных лиц и видов имущества.

Аналитический учет по забалансовым счетам по основным средствам, стоимостью до 3000 руб. ведется в "Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей" - п. 374 Приказа Минфина №157Н».

Однако, организация может прописать в учетной политике, что учет на забалансовых счетах также ведется в разрезе инвентарных номеров и номеров инвентарных карточек. Поэтому в программе 1С реализована возможность присваивать инвентарные номера таким ОС и возможность нумеровать инвентарные карточки.

Если таких уточнений в учетной политике нет, то по основным средствам на забалансе инвентарные карточки не ведутся и соответственно не нумеруются, инвентарные номера таким объектам не присваиваются.

Затем посмотрим, есть ли в учете инвентарные карточки без номеров. В списке есть одно основное средство, у которого нет номера инвентарной карточки. Пронумеруем карточку:

Выбираем : «Пронумеровать автоматически»

Сквозным способом

С последнего номера инвентарной карточки выбранного учреждения

Нажимаем : «Пронумеровать»

Инвентарной карточке присвоился следующий по порядку номер 0023.



При проведении документа «Изменение данных ОС, НМА и НПА» формируются движения в регистры сведений . Проведенный документ можно найти и отредактировать в разделе «ОС, НМА, НПА – Работа с регистрами сведений по ОС».

Посмотрим , как в документе «Принятие к учету ОС и НМА» реализована автоматическая нумерация инвентарных карточек.

Возможность автоматической нумерации инвентарных карточек учета НФА в программе 1С:Бухгалтерия (БГУ 1.0) добавлена в следующих документах:

Принятие к учету ОС и НМА;

Безвозмездное поступление ОС и НМА;

Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102);

Перевод готовой продукции в состав ОС;

Принятие к учету НПА;

Безвозмездное поступление НПА;

Поступление имущества казны.

Надеюсь, что материал этой статьи будет для Вас полезен и Вы сможете выбрать, а так же применить данные настройки в своей работе с программой 1С.

С какими ещё сложностями Вы сталкиваетесь при работе с программными продуктами 1С? Делитесь в комментариях!