Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Бухгалтерские регистры нужны для контроля за финансовыми потоками компании. С их помощью информацию о предприятии сначала систематизируют и классифицируют, затем регистрируют, а далее хранят в течение как минимум 4-х лет с наступления налогового периода. При этом составление и регистрация ведомостей - не прихоть российских предпринимателей, а прямая обязанность при осуществлении коммерческой деятельности: за отсутствие бухгалтерской документации компанию и ответственных лиц штрафуют, а в перспективе это может привести и к более тяжелым последствиям. В связи с этим понимание того, что такое бухгалтерские регистры и зачем они нужны, важно для руководителей предприятий и их бухгалтеров. Подробности - в настоящей статье.

Деятельность предприятий, особенно крупных, напрямую зависит от грамотного контроля финансовых потоков, а также от отслеживания итогового баланса предприятия. Именно этим занимается бухгалтерия: без ее работы предприятиям самого разного масштаба было бы крайне сложно развиваться.

Кроме того, даже если руководитель предприятия желал бы обойтись без подобного финансового самоконтроля, согласно Федеральному Закону от 06.12.2011 N 402, юридические лица обязаны отправлять в ФНС данные о балансе, задолженностях и прочем. В совокупности это означает, что обойти требование о бухучете просто невозможно, но и ненужной бюрократизацией это также не является, т.к. самоконтроль способствует росту предприятия.

Ответ на главный вопрос - что такое регистры бухгалтерского учета простыми словами - звучит так: это средство систематизации бухданных . Выглядят они как счетные таблицы, построенные таким образом, чтобы был ясен имеющийся баланс и источники активов и пассивов.

С помощью регистров учитывается отчуждение прав на какую-либо собственность в компании, передвижение финансовых средств и прочие процессы. Далее все эти бумаги направляются в Федеральную Налоговую Службу (ФНС). Так все данные о компании, ее балансе, открытых депозитах и кредитах регистрируется в государственных органах.

Справка: реестры бухгалтерского учета находятся под защитой коммерческой тайны. Это легко понять, если учесть, что используемые при регистрации бухгалтерские регистры - это код всего официального дохода предприятия, его долгов, адресатов отчислений, заработных плат сотрудников и т.п. Любой, кто овладел бы такими данными до поправки в российское законодательство, мог бы использовать их как средство для подрыва конкурентного бизнеса.

Регистры бухучета отражают все расходы и доходы предприятия, но делать это можно по-разному в зависимости от удобства и преследуемых бухгалтером целей. Поэтому существует классификация регистров, позволяющая каждому предпринимателю подстроиться под нынешнюю ситуацию в бизнесе.

Классификация учетных регистров бухгалтерского учета

В зависимости от того, каким образом бухгалтерия желает структурировать данные о предприятии, регистры делятся на:

  • Систематические. Такой вид учетного регистра предназначен для записи по бухгалтерскому счету, привязанному к предприятию. Это позволяет отслеживать сальдо организации (т. н. сальдовая ведомость), общий баланс и т.д. Пример систематического регистра - главная книга предприятия;
  • Хронологические. Отличие от систематического типа заключается в заполнении данных в соответствии с мерой их поступления. Другими словами, все поступления и изменения в бухданных фиксируются без привязки к счету, но с указанием даты события. Пример - журнал регистрации, кассовая книга и т.д.;
  • Синхронистические. Объединяют в себе признаки обеих предыдущих групп: записи ведутся с привязкой и к бухгалтерскому счету, и с указанием даты события. Наиболее распространенным документом с таким типом регистра является журнал-ордер.

Помимо вышеперечисленных видов регистров бухгалтерского учета, ведение перечня для учетной политики классифицируется также по содержанию и объему записей:

  • Аналитические. Регистры такого рода позволяют систематизировать данные по какому-либо одному признаку (например, суммировать данные о зарплатах сотрудникам). В результате руководитель и бухгалтерия организации могут проанализировать конкретную составляющую бизнеса;
  • Синтетические. В данном случае систематизация происходит по принципу однородности документов: в отдельную группу аккумулируются все имеющиеся в организации бумаги, принадлежащие к какому-либо классу документов. Они, как правило, обладают денежным эквивалентом. Пример - главная книга организации;
  • Комплексные. Имеют признаки как аналитического, так и синтетического регистра, применяются в большинстве случаев при заполнении журнала-ордера.

Какая бывает форма у регистров?

Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.

Форма построения бывает:

  • Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
  • Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку - например, активы и пассивы организации - и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты - по вертикали.

Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.

  • Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2019 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки - к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
  • Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги - главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
  • Так называемые «свободные листы» . Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков - свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
  • Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.

Как утверждаются и заполняются регистры?

До 2013-го года, когда в законодательство России были введены правки по части оформления бухгалтерских документов, все предприятия должны были фиксировать информацию на унифицированном бланке. Теперь же допустимо использовать любой подходящий для регистрации документ; нужно лишь в обязательном порядке привести в нем следующие данные:

  • наименование самого документа;
  • юридическое название компании, ведущей учет;
  • временной охват документа;
  • форма регистров и выбранный порядок классификации;
  • указание всех валют и единиц измерения, приводимых в документе;
  • ФИО и должность того человека, кто занимается бухучетом.

Утвердить документ в обязательном порядке должен тот человек, кто ответственен за бухучет (как правило, главный бухгалтер): документация должна быть подписана и заверена печатью организации.

Обратите внимание: ранее вносить правки в заполненный унифицированный бланк было запрещено. Теперь же, начиная с 2013-го года, аккуратные исправления в документации стали допустимым явлением.

Нюансы внесения правок

Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой - наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.

Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.

  • Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
  • Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
  • Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
  • Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
  • В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал ».

Порядок хранения

Хранить бухгалтерскую документацию нужно в сухих, защищенных от прямого солнечного света местах, идеально для этого подходят закрытые стеллажи, шкафы и сейфы.

Сроки хранения регламентированы главным образом ст. 29 «О бухгалтерском учете» и пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. В первом документе указан срок не менее 5-ти лет после отчетного года, во втором - в течение как минимум четырех лет с момента наступления налогового периода.

Такие сроки хранения устанавливаются государством в связи с необходимостью в определенных ситуациях обращаться к архивным документам. Часто документы запрашивают в связи с каким-либо судебным разбирательством, причем необязательно напрямую связанным с компанией - это может быть судебная тяжба у одного из ее сотрудников, например.

Следует помнить, что некоторые регистры нужно хранить дольше указанных выше сроков. Так, например, ведомости по заработным платам нужно хранить не менее 75 лет с момента их регистрации.

Пример бухгалтерского регистра

Одним из наиболее распространенных регистров является оборотно-сальдовая ведомость. Она не только проста в заполнении, но также необходима к заполнению любому коммерческому предприятию: фактически, именно эта ведомость отражает нынешний баланс предприятия, а также его общую капитализацию.

Поэтому в качестве образца можно использовать именно сальдовую ведомость. Выглядит она достаточно просто: содержание делится на смысловые блоки «Сколько было до учета», «Во время учета» и «К концу учетного периода». Составляется таблица с делением на два подблока под каждым столбцом (блоки «Дебет» и «Кредит», основные в бухгалтерском учете).

Опытному бухгалтеру заполнить такую таблицу совсем несложно, тем более в бух. документации сальдовые ведомости - практически самой простой тип регистра. Однако он дает хорошее начальное понимание того, как выглядит регистр и зачем он нужен, а также как его заполнять.

Видео по теме


выполняют необходимые для любой компании функции: фиксация, группировка, хранение информации о хозяйственных фактах. Количество наименований довольно велико, что объясняется особенностями учета различных объектов и фактов хоздеятельности при ведении бизнеса.

Категории учетных регистров и форм

Регистры бухгалтерского учета выступают базовым инструментом для обобщения данных из первичной документации, используемых в дальнейшем для внесения записей на соответствующие счета и для формирования показателей финансовых отчетов. Делая записи в регистрах бухгалтерского учета , специалист не только осуществляет обработку первичной документации, но и анализирует содержание подтверждаемых ими хозяйственных операций на предмет законности и корректности отображения фактических событий.

В зависимости от методики фиксации данных регистры бухгалтерского учета классифицируются:

  • на систематические - позволяют собирать информацию в отношении бухгалтерских счетов, к таковым, в частности, можно отнести главную книгу;
  • хронологические - предназначены для сплошной фиксации данных в порядке поступления документов без разбивки по направлениям учета, к ним относятся различные журналы и книги;
  • комбинированные - сочетают в себе возможности группировки данных в хронологическом порядке, к ним можно отнести журналы-ордера и ведомости.

В зависимости от порядка расположения данных для регистров бухгалтерского учета предусмотрена следующая разбивка:

  • заполняемые с одной или двух сторон листа;
  • шахматные ведомости - с данными, расположенными в таблицах на пересечении строк (по дебету счета) и столбцов (по кредиту счета).

По характеру и методу обобщения информации выделяют следующий перечень регистров бухгалтерского учета :

  • Аналитические - служат для накопления аналитической информации по счетам синтетического учета компании, с их помощью отслеживаются движение материальных ценностей, своевременность расчетов с партнерами и т. д.
  • Синтетические - позволяют получать итоговые, конечные, не детализированные данные по суммам, собранным на счетах. К таковым можно отнести главную книгу.
  • Совмещающие в себе функции приведенных выше видов регистров, они характерны для журнально-ордерной системы учета.

Если оценивать внешний вид учетных регистров бухгалтерского учета , то среди них можно выделить:

  • Карточные бланки - представляют собой листы с напечатанными на них незаполненными таблицами, к ним относятся контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например карточка для учета основных средств.
  • Журналы, книги - переплетенные, разграфленные листы в жесткой либо мягкой обложке, на которой, как правило, указаны название и период заполнения регистра. Страницы подобных регистров бухгалтерского учета нумеруются, прошнуровываются и скрепляются на последнем листе, где ставится подпись главбуха.
  • Листы большого формата - напоминают укрупненные карточки, к ним можно отнести ведомости учета и некоторые журналы-ордера.
  • Автоматизированные печатные регистры - создаются при помощи специализированных электронных учетных баз данных, на основе накопленной в них информации.

Список наиболее часто применяемых регистров

На данный момент большинство унифицированных форм регистров бухгалтерского учета не являются обязательными к использованию. Это подтверждается информацией, распространенной Минфином РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 в связи со вступлением в силу изменений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако данное правило не касается отдельных бланков, введенных в действие специально уполномоченными органами. Единственным требованием в отношении регистров стало наличие перечня обязательных реквизитов в разрабатываемых компаниями формах.

Введенные в действие в пределах компании реестры, книги, карточки должны непременно упоминаться в учетной политике компании, а те бланки, которые будет использовать главный бухгалтер и его подчиненные, должны в обязательном порядке утверждаться руководителем организации. Компании, источником финансирования которых является госбюджет, а также главным акционером которых является государство, обязаны использовать формы согласно приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Коммерческие организации, в свою очередь, довольно часто создают на основе форм из приказа собственные бланки.

Для иллюстрации написанного выше мы приводим примерную выдержку из указанного приказа:

Карточки, предназначенные для учета:

· основного средства;

· группы основных средств;

Ведомости:

· оборотно-сальдовая;

· оборотная по нефинансовым активам;

· накопления данных.

· главная;

· аналитического учета депонированных сумм заработной платы.

· по учету операций по различным счетам;

· по учету движения прочего имущества.

· карточек;

· передачи документов;

· учета ценных бумаг;

· депонированных сумм;

· оприходования и списания на расходы.

Карточки:

· многострочная;

· учета средств и расчетов;

· учета предоставленных в долг средств;

· контроля за движением матценностей;

· фиксации платежных документов к исполнению.

· инвентарных карточек по учету ОС;

· инвентаризационные.

Ведомости:

· отклонений по итогам инвентаризации;

· регистрации неотфактурованных поставок.

Как составить приказ об утверждении регистров - образец

Для подтверждения правомерности применения форм должен быть издан приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета компании. Основным разработчиком бланков и образцов регистров бухгалтерского учета выступает главный бухгалтер компании, а утверждает их руководитель организации.

Данный распорядительный документ в обязательном порядке потребуют контролеры из ФНС при осуществлении проверки. На основе указанных в приказе видов регистров бухгалтерского учета проверяющие запросят интересующие их формы. Хотя сегодня большинство учетных процессов осуществляются с применением электронных баз данных, в п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ содержится четкое указание на необходимость хранения регистров в распечатанном и подписанном виде либо в цифровом формате с обязательным наличием цифровой подписи. Исходя из этого, запрошенные налоговиками бланки придется формировать в бумажном виде либо в электронном формате, но с непременным наличием подписи.

В большинстве случаев конкретное наименование регистра указывается по каждому счету. Для этого создаются специальные таблицы, в которых указываются счет, название формы и лицо, которое отвечает за ее регулярное оформление. Примером может служить следующий вариант такой таблицы.

Пример закрепления регистров бухучета в приказе по организации или учетной политике

***

Наличие регистров, обеспечивающих всесторонний учет имущества и обязательств, является обязательным для полноценного функционирования бухгалтерского учета любой организации. Без них невозможно будет подготовить окончательную финансовую отчетность для всех заинтересованных пользователей. Также эти сведения используются для предоставления статистических данных, управленческого учета и текущего анализа результатов работы фирмы.

Компаниям, не относящимся к государственному и бюджетному сектору, разрешено разрабатывать собственные формы подобных документов. Их должен утвердить руководитель организации и в них должны присутствовать все обязательные реквизиты из установленного законодательством перечня. Госкомпании обязаны использовать для этих целей унифицированные бланки, утвержденные Минфином РФ. В большинстве случаев последние служат основой для создания частными компаниями собственных учетных форм.

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отображения и нагромождению информации учетные регистры. Состав учетных регистров, которые ведутся на конкретном предприятии, зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.

Под словом «регистр» в бухгалтерском учете понимают различные виды таблиц, в которые записывают данные с первичных документов.

Записи в учетных регистрах базируются на информации из тщательным образом проверенных первичных документов, оттого и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов хозяйствования.

Учетные регистры являются носителями данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательстве экономического субъекта.

Они служат для отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Классификация учетных регистров отображена на рисунке:

Хронологические учетные регистры — это регистры, в которых записи осуществляются в хронологической последовательности, то есть в порядке осуществления операций (регистрационные журналы, кассовая книга и тому подобное). Хронологические книги обычно называются журналами или дневниками.

В систематических учетных регистрах отображают в определенной последовательности с определенной группировкой однородные по экономическому содержанию операции (заполнение данных в кассовой книге в пределах дня). Книги систематической записи обычно называются Главными.

Комбинируемыми называются регистры, в которых записи делают одновременно в хронологическом и систематическом порядке (журналы-ордера, ведомости). Книги сводной записи носят обычно название балансов-оборотов или ведомостей-оборотов.

Синтетические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по синтетическим счетам.

Аналитические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по аналитическим счетам. В аналитические учетные регистры данные подают в натуральных, трудовых и денежном измерениях. Аналитическая регистрация является отделенной детальной регистрацией изменений, которые происходят в любой отдельной части баланса. При аналитической регистрации коллективные счета синтетической регистрации получают последующее расчленение на их составные детальные или специальные счета следующих порядков.

Бухгалтерские книги — это листы бумаги специально разграфленные, в которых отображают данные о наличии хозяйственных средств, источников их формирования и хозяйственные процессы по синтетическим и аналитическим счетам. Например, кассовая книга предназначена для учета поступления и выплат наличности из кассы; книга депонируемых сумм предназначена для аналитического учета невыплаченной (депонируемой) заработной платы; в Главной книге дается информация о сальдо и оборотах по синтетическим счетам бухгалтерского учета за отчетный период (ежемесячно). Бухгалтерские книги непременно должны быть прошнурованы, пронумерованы, на последней странице книги указывают общее количество страниц и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия.

Карточки — это таблицы специальной формы и стандартных размеров, изготовленные на плотной бумаге и предназначенные для регистрации хозяйственных средств (инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и тому подобное). Сохраняют карточки в картотеках. При открытии карточки в бухгалтерии ее регистрируют в специальном журнале, им присваивают порядковый номер, который отвечает их регистрационному номеру в журнале. Зарегистрированные карточки под расписку передают материально ответственному лицу. Карточки широко используют для аналитического учета товарно-материальных запасов предприятия.

Сводные листы (ведомости) — это отдельные таблицы различного формата со специальным графлением (журналы-ордера, мемориальные ордера, оборотные ведомости и тому подобное). Их используют для ведения как синтетического, так и аналитического учета. Записи в отдельных ведомостях осуществляют на основании данных первичных документов.

По завершении отчетного периода (месяца, года) и составления баланса книги, карточки и отдельные сведения закрывают путем вычисления итогов по каждому счету и записи суммы остатка.

В односторонних учетных регистрах предоставляют данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Примером одностороннего учетного регистра является кассовая книга.

Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной части дают данные о дебетовых оборотах на счете, а во второй — о кредитовых оборотах на этом счете (карточка складского учета материалов).

Многографные учетные регистры — это регистры, в которых одна из граф (чаще всего дебетовая) разделена на несколько. К такому виду учетных регистров принадлежит Главная книга.

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в клетке, что расположена на пересечении столбика и строки таблицы, которые отвечают дебетовому и кредитовому обороту на соответствующих счетах.

При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит качество заполнения строк бухучета, а именно учетных регистров. При совершении каких — либо операций с имуществом или финансовыми средствами организации требуется воспользоваться именно ими.

Учетные регистры в бухучете: что это такое

Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.

Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.

Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .

Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.

Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.

Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.

Критерии разделения регистров бухучета

По мнению экспертов, регистры бухучета делятся на несколько критериев:

По предназначению выделяют:

  • Хронологические. К ним причисляют расчетные таблицы для различных операций хозяйственной деятельности. При этом учёт проводится на момент их появления. По этой причине они не требуют дополнительной систематизации. Также это могут быть реестры, журналы регистрации и так далее;
  • Систематические. В них учет данных проводится в разрезе группировочных знаков. В систематических регистрах любые сведения должны быть подробными и точными. Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах не должна отличаться от оборотов в систематических;
  • Комбинированные или синхронистические. Информация прописывается в хронологическом порядке, а после, по распоряжению руководства, систематизируется.

По обобщению данных специалисты выделяют:

  • Интегрированные. Так, первую очередь бухгалтер рассматривает первичные документы, а затем отчетность по ним;
  • Дифференцированные. Первичные документы рассматриваются после отчётности, то есть от общего к частному.

Внешний вид также является особо важным критерием при разделении регистров. Они рассматриваются в виде определенной формы, например:

  • Книга. Регистр представляет собой документ, который имеет графы. Также он должен быть обязательно переплетен или прошнурован. Данный документ должен содержать подпись главбуха;
  • Карточка. Бланк, который оформляется бухгалтером в виде таблицы;
  • Свободный лист. Это определенное количество таблиц, заполняемых в бланках. Основным его отличием от карточки является то, что после описания всех требующихся сведений, свободные листы после всех приготовления передаются для переплета или брошюровки;
  • Машинные носители. Такие документы представляют собой не бумажный, а электронный вариант. Они необходимы для того, чтобы составить порядок расположения различной информации.

Стоит отметить, что необходимо вводить реестры. Они представляют собой полный и подробный список карточек и свободных листов. Так, при потере одной из карточек по ним можно было найди отсутствующую.

Также многие опытные бухгалтера акцентируют внимание на внешнем виде карточек:

  • Контокоррентные. Подобный документ имеет только главную сторону. У него колонки «Дебет» и «Кредит» расположены рядом. Таким образом, любой специалист может легко проследить состояние хозяйственных расчетов организации;
  • Инвентарные. Подобный тип карточек необходим для проведения учета материальных ценностей фирмы. Поэтому специалисты обязаны ввести в него графу «Остаток», в нем необходимо отражать остаточные средства какого-либо имущество. Помимо данной графы существует еще две: «Приход» и «Расход». Каждую из них нужно разделить на две колонки, а именно: «Количество» и «Сумма». Заголовок карточки представляет собой норматив запаса, чтобы специалист мог понять, сколько средств у предприятия;
  • Многоколончатые. Такие карточки необходимы для регистрации хозяйственных операций, которые проводятся на предприятии.
  • Синтетические. В них прописываются все операции в денежном эквиваленте. Примером такого документа может быть главная книга;
  • Аналитические. Такие регистры более подробно раскрывают информацию из синтетических регистров. В них используются другие виды измерителей;
  • Комплексные. Они совмещают синтетический и аналитический учет, а также представляют собой совокупность хронологической и систематической информации. Примером такой документации являются журналы.

Утверждение регистров: приказ

Прежде чем заводить регистр бухгалтерского учёта, нужно его утвердить. Для этого на предприятии составляется приказ.

Для того чтобы его оформить:

  • В первую очередь главному бухгалтеру требуется разработать формы регистров бухгалтерского учета;
  • После этого документы нужно предъявить руководителю организации, чтобы он смог их утвердить;
  • Затем главный бухгалтер разрабатывает приказ в виде таблицы, где прописываются основные необходимые данные:
  1. Номер счёта;
  2. Его наименование;
  3. Основные параметры детализации: синтетический и аналитический учет;
  4. Формирование регистров бухгалтерского учета: анализ счёта, ОСВ, карточка счёта по кредиту счёта, карточка счёта;
  5. ФИО ответственного специалиста за ведение регистра.

Приказ о ведении регистра бухгалтерского учёта необходим, так как его могут потребовать сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки.


Регистры бухгалтерского учета

  • Карточки учета основных средств или группового учета основных средств;
  • Ведомости могут быть оборотными, по оборотам нефинансовых активов, накопительными, по приходу и расходу продуктов питания;
  • Главная книга, книга учета различного имущества предприятия;
  • Журнал операции по определённому счёту, с финансовыми средствами, расчётами с подотчётными лицами или другими видами деятельности на предприятии;
  • Различные реестры.

Регистры бухгалтерского учета можно оформлять на бумаге или в электронном варианте. При этом на нём обязательно должна быть цифровая подпись руководителя и главного бухгалтера.