Бухгалтерский учет на малых предприятиях. Первичная документация по учету трудовых затрат

> Какие первичные документы необходимо оформлять при производстве готовой продукции?

Отпуск материалов со складов организации в производство может осуществляться как с указанием в первичных учетных документах конкретного назначения расхода (т.е. номера шифра) и (или) наименования заказа, изделия, продукции, так и без указания назначения.

В первом случае в бухгалтерском учете производится списание стоимости запаса со счета 10 в дебет счетов учета затрат. Во втором случае отпуск запасов учитывается как внутреннее перемещение с отображением по субсчетам счета 10. При этом запасы передаются под отчет в подразделения получателя заказов, а списание их в расход производится на основании Акта расхода материалов, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому номенклатурному номеру, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого эти запасы израсходованы.

Порядок составления Акта расхода материалов устанавливается предприятием самостоятельно.

Отпуск материала в производство производится на основании утвержденных документооборотом предприятия первичных документов.

Однако рекомендуется использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве", по учету материалов применяются следующие формы:

1. Доверенность (формы N N М-2 и М-2а). Данные документы применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

2. Приходный ордер (форма N М-4). Данные документы применяются для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

3. Акт о приемке материалов (форма N М-7). Данная форма применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

4. Лимитно-заборная карта (форма N М-8). Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

5. Требование-накладная (форма N М-11). Данная форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

6. Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

7. Карточка учета материалов (форма N М-17). Данная форма применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

8. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35). Данная форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик в свою очередь первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

9. Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-2). Данная форма применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования (например, предметов стоимостью менее 20 тыс. длительного использования - калькуляторы, факс, сканер и т.п.).

Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

10. Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-4). Данная форма применяется для оформления поломки и утери малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - направляется в бухгалтерию.

При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-2).

Акты выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма N МБ-8).

Для отражения ввода и движения имущества, перешедшего согласно правилам бухгалтерского учета в состав основных средств из категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов, могут использоваться унифицированные формы первичной учетной документации N N МБ-2, МБ-4, МБ-7, МБ-8.

11. Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма N МБ-7). Данная форма применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.)

Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

12. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-8). Данная форма применяется для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Отметим, что все карточки и акты, касаемые учета малоценных предметов, используются только для обеспечения сохранности указанных предметов. В бухгалтерском учете их стоимость относится на затраты по мере отпуска со склада.

Первичными объектами учета затрат на производство являются затраты трудовых и материальных ресурсов при выполнении различных производственных операций, затраты по содержанию и эксплуатации машин, механизмов, оборудования, зданий и сооружений, по управлению производством. Данные об этих первичных затратах при помощи методов и способов бухгалтерского учета и различных учетных процедур группируются и обобщаются по различным признакам, формируя необходимые для управления учетные показатели. Эти первичные учетные объекты, каждый в отдельности, относятся к определенным элементам производства. Поэтому первым признаком группировки затрат (или первым признаком объекта учета) следует назвать экономические элементы затрат.
Определение
Под объектом учета затрат на производство понимаются реально возникающие издержки (расходы) производства, сгруппированные по различным признакам с целью формирования информации, необходимой для исчисления себестоимости продукции.
Основой учета фактических (реальных) затрат на производство во всех отраслях народного хозяйства является надлежащим образом организованный первичный учет производственного потребления элементов производства.
В теории и на практике с исчерпывающей полнотой освоено первичное отражение затрат на производство при помощи бухгалтерских документов, имеющих юридическую доказательность и устойчивые организационные основы в виде налаженного документооборота. Каждый документ, свидетельствующий о первичных затратах ресурсов на той или иной производственной операции или стадии производственного процесса, должен содержать необходимые сведения для группировки затрат по всем объектам учета и калькулирования.
Данный шаг назван нами первичным учетом затрат по той причине, что в ходе его выполнения все затраты собираются на счетах учета затрат на основании первичных документов: требований, ведомостей, нарядов и т. п. Учет должен быть организован раздельно по местам возникновения затрат (центрам затрат), по характеру производства и по видам затрат.
По характеру производства затраты делятся на затраты основного, вспомогательного и обслуживающего производства. Соответственно их учет ведется на счетах 20 «Основное производство», 23 «Вспо-могательные производства» и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
По видам затрат выделяются прямые и косвенные затраты. Если определить прямые затраты как затраты, про которые уже в момент их возникновения известно, к какому конкретно виду и объему продукции они относятся, то примером таких затрат являются сырье и материалы, заработная плата основных рабочих (то есть рабочих, непосредственно занятых изготовлением данной продукции), амортизация основных средств (как правило, их активной части) и др.
На данном шаге особенно важно организовать аналитический учет таким образом, чтобы обеспечить разделение прямых затрат по видам выпускаемой продукции. Это достигается двумя различными способами - позаказным и попередельным (попроцессным).
Продукцию могут выпускать как основные, так и вспомогательные производства (так называемый выпуск на сторону). Поэтому пря-мые затраты собираются как по основному производству, так и по вспомогательному, то есть на счетах 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства». Причем, на наш взгляд, нет жесткого требования, чтобы в обоих случаях использовался один и тот же способ учета. Иными словами, в случае необходимости по основному производству может использоваться попередельный (попроцессный) способ, а по вспомогательному - позаказный, и наоборот. Логика здесь простая: поскольку основное производство и вспомогательное могут относиться к различным отраслям (например, основное производство - машиностроение, вспомогательное - котельная), то и способ учета должен применяться тот, который наиболее удобен именно для данной отрасли.
На счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» собираются косвенные затраты. В отличие от прямых, косвенные затраты невозможно увязать с конкретным видом продукции в момент их возникновения, например амортизация зданий, затраты на повышение квалификации кадров. В связи с этим не может быть и речи об отнесении таких затрат к отдельным видам продукции уже в момент их возникновения, на основании первичных документов. На данном шаге косвенные затраты могут быть включены только в себестоимость всего объема выпущенной за период продукции. Для включения косвенных затрат в себестоимость объема продукции конкретного вида или в себестоимость единицы продукции необходим особый механизм, работа которого осуществляется на следующем шаге. Однако это не означает, что на счетах 25 и 26 аналитический учет не ведется. Поскольку не по всем видам продукции требуются одни и те же косвенные затраты, необходимо заранее обеспечить включение таких затрат только в себестоимость той продукции, которая не может быть без них произведена. Например, расходы по ремонту металлорежущих станков должны быть отнесены только на стоимость изготовления деталей, но не будут включаться в стоимость сборки, гарантийного ремонта готовых изделий. Поэтому аналитика по косвенным затратам традиционно ведется по структурным подразделениям: ремонтный цех, транспортный цех, энергетический цех.

Учет затрат и исчисление себестоимости услуг энергетических производств и водоснабжения

Учет затрат и исчисление себестоимости ремонта основных средств

Учет затрат и исчисление себестоимости услуг автотранспорта

Учет затрат и исчисление себестоимости услуг машинотракторного парка

Учет затрат и исчисление себестоимости услуг гужевого транспорта

Корреспонденции счетов по учету затрат и услуг вспомогательных производств

Общие положения по учету затрат и исчислению себестоимости услуг вспомогательных производств

Вспомогательными производства считаются такие производства, которые обслуживают основные отрасли путём выполнения для них определенных работ или услуг.

Учёт затрат во вспомогательных производствах ведётся на счёте 23 «Вспомогательные производства». Он имеет следующие субсчета:

23/1 Ремонтные мастерские;

23/2 Ремонт зданий и сооружений;

23/3 Машино-тракторный парк;

23/4Автомобильный транспорт;

23/5 Энергетические производства (хозяйства);

23/6 Водоснабжение;

23/7 Гужевой транспорт;

23/8 Прочие вспомогательные производства.

На каждый объект калькулирования открывают отдельный аналитический счёт.

Аналитический учёт по счёту 23 ведут в производственных отчётах, который открывается на каждый субсчёт. Основанием для записи являются первичные документы, которые группируются в соответствующих журналах и накопительных ведомостях (формы № 301-АПК, 302-АПК, 303-АПК). Например: по 23/1 субсчёту ведут Журнал учёта затрат в ремонтной мастерской (форма 302-АПК), по 23/4 субсчёту ведут накопительную ведомость учёта затрат (форма № 301-АПК). Синтетический учёт ведут в журнале-ордере №10-АПК.

Счёт 23 активный, калькуляционный. По дебету счёта 23 собирают все затраты, относящиеся к вспомогательным производствам. По кредиту эти затраты списывают по назначению. Как правило, затраты списывают ежемесячно в размере плановой себестоимости выполненных работ с доведением в конце года до фактической. Разница между плановой и фактической себестоимостью называется калькуляционной разницей. Она списывается туда, куда были списаны услуги по плановой себестоимости. Списание калькуляционной разницы производится дополнительной проводкой, если фактическая себестоимость выше плановой, или методом «красное сторно», если фактическая себестоимость ниже плановой. После списания калькуляционной разницы счет 23 закрывается и если нет незавершенного производства, то сальдо не имеет. По производствам с равномерным характером работ и затрат в течение года, ежемесячно по кредиту счёта списываются фактические затраты.

В связи с тем, что вспомогательные производства выполняют работы и услуги для всех отраслей организации, счёт 23 закрывается в первую очередь. Известно, что при закрытии счетов наибольшее число условностей приходится на долю счетов, которые закрываются первыми. Это связано с тем, что они не принимают на себя суммы корректировки последующих счетов. Счета, закрываемые в последнюю очередь, наоборот, учитывают калькуляционные разницы, списываемые со всех ранее закрытых счетов. Поэтому в первую очередь закрываются те счета, на которые не должны калькуляционные разницы с других счетов.

Аналитические счета внутри 23 счета тоже закрываются в определенной последовательности. Сначала закрываются счета, которые не имеют встречных услуг. Затем которые имеют их минимум, а затем остальные.

По каждому виду вспомогательного производства также существует определённая последовательность учета затрат и калькуляции себестоимости услуг.

1. Сначала учитываются фактические затраты.

2. Отдельно учитываются цеховые расходы, которые распределяются в течение года на конкретные аналитические счета по плановому проценту.

3. Определяются и списываются отклонения фактических цеховых расходов от расходов списанных в течение года по плановому проценту.

4. Калькулируется фактическая себестоимость единицы работ и услуг.

5. Определяется калькуляционная разница на единицу работы.

6. Списывается калькуляционная разница на счета потребителей услуг.

После закрытия аналитического счета, он на себя калькуляционную разницу с других счетов не принимает. Также при калькуляции не учитывается внутренний оборот. Исходя из этих особенностей, себестоимость калькуляционной единицы определяется по следующей формуле:

Фс =--------------- ,

где Фс – фактическая себестоимость единицы услуг;

Фз – фактические затраты за год;

Пз – плановая оценка услуг по закрытым счетам;

Пс – плановая оценка услуг по самообслуживанию;

Кф – фактический объем услуг за год;

Кз – фактический объем услуг по закрытым счетам;

Кс – фактический объем услуг по самообслуживанию.

Первичные документы и учетные регистры по учету затрат и услуг вспомогательных производств

Ремонтные мастерские

На каждый ремонтируемый объект инженер или механик составляет в двух экземплярах Ведомость дефектов на ремонт машин (форма 267-АПК). Один экземпляр передается на склад запчастей. На основании которого по лимитно-заборным картам (форма 261-АПК) и накладным внутрихозяйственного назначения (форма 264-АПК) отпускают запчасти, а согласно акта на списание производственного и хозяйственного инвентаря (форма № 263-АПК) списывают инструменты. Второй экземпляр остается в мастерской. По нему выписывают наряд на сдельную работу для бригады (форма № 130-АПК) и наряд на сдельную работу индивидуальный (форма №131-АПК). Для учета отработанного времени работников ведется табель учёта рабочего времени (форма №140-АПК). Учет амортизации ведется в ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд по основным средствам (форма №110-АПК).

Документом по учёту изготовленных изделий ремонтной мастерской является накладная (форма №264-АПК). После капитального ремонта отремонтированные объекты принимаются в эксплуатацию согласно акта приема-сдачи отремонтированных и реконтсруированных объектов (форма 102-АПК)

Данные первичных документов по учету затрат труда в конце месяца сначала группируются в Журнале учета затрат в ремонтной мастерской (форма 302-АПК)

Данные первичных документов по учету материальных ценностей систематизируются в отчетах о движении материальных ценностей (форма № 165-АПК).

Затем данные с Журнала учета затрат в ремонтной мастерской и отчета о движении материальных ценностей переносятся в регистр аналитического учёта – производственный отчёт ремонтной мастерской (форма №83-АПК). В данный регистр сразу же переносится информация из ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд по основным средствам.

Если мастерских несколько, то из производственного отчета мастерской информация переносится в сводный производственный отчёт. Сводный производственный отчет также является регистром аналитического учёта и ведется в целом по хозяйству.

В производственном отчёте подразделений и в сводном производственном отчёте на каждый объект учёта открывается отдельная графа – отдельный аналитический счёт.

Синтетический учёт ведётся в журнале-ордере №10-АПК.

Записи в журнал-ордер производятся на основании производственного отчета. Из журнала-ордера № 10-АПК записи производятся в главную книгу, а затем в баланс.

Машино-тракторный парк

Первичный учет затрат и работ машинотракторного парка ведут по сельскохозяйственным работам, выполняемым тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, в учетных листах тракториста-машиниста (форма №133-АПК), по транспортным работам, выполняемых тракторами – в путевых листах трактора (форма №134-АПК). Данные первичных документов по учету затрат в конце месяца сначала группируются в накопительной ведомости учета затрат (форма № 301-АПК), где на каждый трактор, комбайн предназначена отдельная страница. На отдельных страницах ведомости накапливается амортизация и расходы по ремонту. Итоговые данные с накопительных ведомостей переносятся в производственный отчет. Затем в журнал-ордер № 10-АПК и в главную книгу.

Автомобильный транспорт

Первичный учет затрат и работ автотранспорта ведут в путевых листах: при сдельной оплате труда заполняют путевой лист грузового автомобиля (форма №4с), при повременной - путевой лист грузового автомобиля (форма №4п) и путевой лист легкового автомобиля (форма №3). При междугородних перевозках грузов заполняется форма №4м. Для автобусов заполняется путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6-спец). Данные первичных документов по учету затрат в конце месяца сначала группируются в накопительной ведомости учета затрат (форма № 301-АПК), где на каждую машину предназначена отдельная страница. Итоговые данные с накопительных ведомостей переносятся в производственный отчет. Затем в журнал-ордер № 10-АПК и в главную книгу.

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии - отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным формам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

- доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью её руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами; от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, - за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей - на календарный месяц. Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.
Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер;

- приходный кассовый ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоватьсясопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица;

- акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику;

- лимитно-заборная карта (форма № М-8) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода.

Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование (номенклатурный номер) материала сроком на один месяц, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно-заборные карты со склада передаются в бухгалтерию;

- план-карта используется в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими или плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача материалов по назначению;

- требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй - для оприходования ценностей подразделением-получателем.

Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании-накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (извещения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция;

- накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй - получателю;

- карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и открываться в середине года.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;

- акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) , применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. Совершенствование содержания первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со склада подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляров первичных учетных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях - исключению первичных учетных документов в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также перечень материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

Сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

Акт о покупке материалов на рынке;

Акт перевода единиц измерения материалов;

Акт-заключение о чрезвычайных ситуациях;

Акт на списание материалов.

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);

Счет-фактура;

Расчетно-платежные документы по банку;

Приходный и расходный кассовые ордера;

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Организация учета материалов на складах и в бухгалтерской службе

К основным предпосылкам рациональной организации учета материалов и контроля за их сохранностью относятся:

Наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

Размещение запасов в местах хранения таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой приемки, отпуска и проверки наличия материальных ценностей по группам и типо-, сорто-размерам; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

Оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

Организация при необходимости участков централизованного раскроя материалов, применение централизованной доставки материалов со складов в подразделения по согласованным графикам; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

Определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность запасов; заключение с этими лицами письменных договоров о материальной ответственности;

Определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск и вывоз материалов со складов, иных мест хранения.

Учет поступления материалов. На поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

В соответствии с графиком документооборота необходимо:

Зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

Проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

Проверить правильность информации в расчетных документах;

Акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

Определить фактические размеры ответственности в случае на рушения условий договора;

Передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов от организаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данным расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад. Например, на стройках строительные материалы, конструкции и детали, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства. Такие материалы отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации, в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Если поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма № М-4) либо в сопроводительных документах поставщика проставляется штамп, в оттиске которого содержатся обязательные реквизиты приходного ордера. При поступлении материалов, приобретенных подотчетными лицами за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт (справка) о покупке на рынке или у населения (см. параграф 4.4 «Учет расчетов с подотчетными лицами»).

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов либо условиями договоров (недостача, излишки, пересортица, вмятины, поломка, бой), а также в случае неотфактурованной поставки, специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) в двух экземплярах. При этом приходный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приходным документом и основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком.

Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего перемещения из подразделений организации в случаях возврата ресурсов, сдачи отходов, брака, материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств, оформляются требованием-накладной, актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся они на складе обособленно и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные ценности относятся к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися либо расходы по их хранению несоизмеримо велики. Организация может использовать такие материалы в производственных либо иных целях или продать. Выручка от продажи материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов в организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению,- продаже и других затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

Количественный учет наличия и движения материальных ценностей на складах материально ответственное лицо ведет в карточках учета (форма № М-17). Выдаются они заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указываются регистрационные номера карточек и их количество.

Если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то оприходование и отпуск его отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения, либо осуществляется перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, заведующим склада, специалистами других отделов.

Учет выбытия материалов. Материалы могут отпускаться с центральных складов организации на склады подразделений, а при отсутствии последних - непосредственно в подразделения организации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск материалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), должен осуществляться только материально ответственными лицами, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанавливаются порядок их вывоза и выноса с территории, оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии материальных ценностей контроля.

Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразделений устанавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бухгалтером организации. Из цеховых складов и кладовых материалы передаются в производство на участки, бригадам, на рабочие места в соответствии с установленными лимитами, нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производится в порядке, установленном организацией при наличии разрешения руководителя либо уполномоченных лиц.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения (в лимитно-заборных картах, требованиях-накладных, накладных на отпуск материалов на сторону в переработку) указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать вид материальных ресурсов, заказ (изделия, работы), для которого предназначены материалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск материалов подразделениям производится без указания назначения, они считаются в подотчете у подразделения.

Также в подотчет оформляется отпуск материалов особого порядка учета: драгоценные металлы и драгоценные камни, полуфабрикаты и изделия из них, спирт, дорогостоящие материальные ценности, сильнодействующие ядовитые вещества. Руководителем организации утверждаются списки лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск подобных материалов, получать и использовать их в производстве. Материалы списываются с подотчета подразделений организации, отдельных работников на основании акта, составленного назначенной руководителями организации либо ее подразделения комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов, устанавливаются причины расхода сверх норм.

Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хранения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий, списываются с учета. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает причину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возможность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с экономическими службами производит оценку отходов и материалов при понижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц проводить на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках учета, полноты и своевременности сдачи документов в бухгалтерскую службу. Бухгалтер сверяет записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков. Если склады расположены от бухгалтерии на отдаленном расстоянии, прием и проверку первичных учетных документов могут осуществлять непосредственно в бухгалтерии или в службе обработки данных.

Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документами передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно-заборных карт производится ежемесячно, а также после использования лимита. При этом сверяются данные лимитно-заборных карт склада и подразделений, что подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и работников подразделений, получавших материалы.

По окончании месяца материально ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость (книгу остатков материалов), которая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и видам материалов.

Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных учетных документов, но и отчетов подразделений организации, сопоставлении записей в приходных и расходных документах, карточках учета материалов и сальдовых книгах. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия.

Такой метод учета материалов, которым предусматривается распределение ответственности и полномочий персонала склада и бухгалтерии в осуществлении учета и контроля за ведением учета, называетсяоперативно-бухгалтерским , или сальдовым . В бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения материалов по номенклатуре и не составляются оборотные ведомости по видам материалов, а ведется учет в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам), балансовым счетам, субсчетам и группам материальных ценностей. Показатели аналитического учета формируются по данным первичных учетных документов и реестров их приемки-сдачи и фиксируются в накопительных ведомостях, информация которых используется для составления групповых оборотных ведомостей и регистров синтетического учета.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции контроля движения материальных ценностей на складах организации и в других местах хранения могут возлагаться на указанную службу.

Индивидуальные предприниматели (далее также - ИП), применяющие общую систему налогообложения (ОСН), ведут учет доходов и расходов и хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее - Книга учета). Учет ведется в соответствии с Порядком учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденным Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430 (далее - Порядок).

Данные учета доходов и расходов и хозяйственных операций используются ИП, применяющими ОСН, для исчисления по итогам каждого налогового периода налоговой базы по НДФЛ уплачиваемого индивидуальными предпринимателями на основании НК РФ ( НК РФ, п. 2 Порядка).

ИП могут не вести бухгалтерский учет и не обязаны куда-либо представлять бухгалтерскую отчетность ( , Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете") (далее - Закон N 402-ФЗ). Аналогичный вывод содержится в Минфина России от 26.07.2012 N 03-11-11/221.

В то же время нормы бухгалтерского законодательства не содержат запрета на ведение бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем, поэтому ИП вправе принять решение о ведении бухгалтерского учета в полном объеме. В случае, если ИП ведет бухгалтерский учет в соответствии с N 402-ФЗ, он сам организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несет иные обязанности, установленные этим законом для руководителя экономического субъекта ( Закона N 402-ФЗ).

Несмотря на то, что ведение бухгалтерского учета не является обязательным для индивидуальных предпринимателей, законодательство не освобождает их от оформления первичных учетных документов.

Согласно п.п. 4, 9, 11 Порядка на ИП распространяется обязанность оформления хозяйственных операций первичными документами, требования к которым установлены Закона N 402-ФЗ.

Так, в п. 9 Порядка указано, что выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.

Первичные документы оформляются в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ. Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

То есть с 01.01.2013 (начало действия N 402-ФЗ) ИП самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные Закона N 402-ФЗ. Вместе с тем ИП может применять унифицированные формы документов, если примет такое решение (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

В ответе будет рассмотрено документальное оформление хозяйственных операций с применением унифицированных форм первичных учетных документов. Вместе с тем повторим, что ИП вправе применять самостоятельно разработанные формы таких документов, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные Закона N 402-ФЗ.

Документальное оформление процесса производства продукции

Как правило, в процессе изготовления продукции оформляются следующие документы:

Смета (либо калькуляция), содержащая перечень и количество конкретных материалов, используемых при производстве. Такая смета может быть оформлена в виде двухстороннего документа (который подписывается исполнителем и заказчиком) либо внутреннего документа исполнителя;

Накладные (форма ТОРГ-12) на закупку материалов, использованных для производства;

Приходный ордер (форма М-4) при принятии материалов к учету;

Накладная М-11 на передачу материалов в производство;

Документ, фиксирующий передачу изготовленной продукции на склад организации (например, МХ-8, ТОРГ-13 или М-11);

Акт сдачи-приемки готовой продукции заказчику (если производство ведется по заказам).

По нашему мнению, индивидуальный предприниматель, видом деятельности которого является производство, может применять указанные формы (либо часть из них) по мере необходимости. Помимо этого, предприниматель (с учетом специфики своей деятельности) может дополнительно использовать и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации, например акты на списание материалов в производство, акт расхода, материальные отчеты и т.д.

К сведению:

Организации учитывают материалы (в том числе, предназначенные для производства продукции) в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания).

По нашему мнению, ИП, при оформлении первичных учетных документов на списание в производство материалов, использование материалов в производстве, может учитывать положения приведенных нормативных документов.

Документальное оформление процесса реализации продукции

В случае использования для оформления хозяйственных операций унифицированных форм первичных учетных документов отгрузка продукции покупателю сопровождается обычно оформлением:

Накладной (формы N ТОРГ-12, утвержденной Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утвержденная Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78) в случае перевозки товара автотранспортом. Документы, оформляемые при перевозке, приведены в ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660. Наряду с ТТН применяется форма транспортной накладной (далее - ТН), утвержденная Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

Кроме того, покупателю выставляется счет-фактура (утверждена Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ (далее - Письмо) рекомендована к использованию для оформления в том числе фактов отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) и фактов отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров (Приложение 2 к Письму), форма универсального передаточного документа (далее - УПД) (Приложение 1 к Письму).

При применении УПД информация ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей может быть объединена с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам.

В Письме разъяснено, что такое объединение при соблюдении требований N 402-ФЗ и НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

В Приложении 2 к Письму указано, что при заполнении в УПД всех реквизитов, установленных в качестве обязательных для первичных документов Закона N 402-ФЗ и для счетов-фактур НК РФ, УПД присваивается статус документа "1". При этом выставления отдельного счета-фактуры при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случаях, перечисленных в таблице, приведенной в Приложении 2, не требуется.

Согласно Приложению 2 к Письму рекомендуемая форма УПД может быть использована также только в качестве первичного документа для оформления перечисленных в приведенной в Приложении 2 таблице, фактов хозяйственной жизни (в этом случае УПД присваивается статус документа "2"). Тогда в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры:

В Приложении 4 к Письму обращено внимание на то, что при использовании УПД индивидуальным предпринимателем учитываются требования к содержанию информации о подписанте, установленные НК РФ для этой категории субъектов хозяйственной деятельности.

При использовании организацией или индивидуальным предпринимателем универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом "1" и "2" в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, при отгрузке продукции покупателю ИП вправе оформить только УПД, не оформляя при этом иные первичные учетные документы.

Вместе с тем в Письме представители налоговых органов отмечают, что форма УПД носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.